Viestintätehtävät moninkertaistuneet organisaatioissa poikkeustilan takia – digimuutoksen uskotaan jäävän pysyväksi

ProCom – Viestinnän ammattilaiset ry:n ja Jyväskylän yliopiston yhteistyössä tekemän kyselyn mukaan viestinnän tehtävät ovat lisääntyneet organisaation sisällä merkittävästi COVID-19-pandemian vuoksi: 75 % kyselyyn vastanneista vastasi työn määrän lisääntyneen huomattavasti ja 24 % lisääntyneen jonkin verran. Tämä on edellyttänyt tiiviimpää vuorovaikutusta organisaation johdon kanssa (80 %). Pandemia on lisännyt viestintää ja vuorovaikutusta myös ulkoisten sidosryhmien kanssa hyvin paljon tai paljon (86 %). Kontaktit mediaan kasvoivat nekin. Vastaajista 15 %:lla hyvin paljon, 32 %:lla paljon ja 39 % kontaktit olivat pysyneet ennallaan.

Viestintätyön määrä on tutkimuksen mukaan siis kasvanut selvästi, mutta viestinnän resurssit puolestaan ovat pysyneet ennallaan. Vastaajista 5 %:n mukaan resursseja ei ole allokoitu lainkaan lisää, kun 8 %:lla puolestaan viestinnän resursseja oli lisätty.

-Vapaissa vastauksissa näkyy työn kuormitus, kova kiire ja vaikeus keksiä keinoja saavuttaa koko organisaatio viestinnällisesti. Vapaita vastauksia tuli tavallista runsaammin, Elina Melgin ProComista sanoo.

”Järkyttävä resurssipula”

Vastaajista vain 15 % sanoo, että muut työt eivät ole lainkaan jääneet kriisiviestinnän jalkoihin, 36 %:n mielestä muut työt ovat jonkin verran väistyneet. Tavanomaiset työt olivat väistyneet kriisin takia melko paljon (21 % vastaajista), paljon (20 %) tai erittäin paljon (8 %). Osa vastaajista kertoi organisaation viestinnän olevan ”äärirajoilla” kun apua ei ole voinut vaikeassa taloudellisessa tilanteessa ostaa ulkopuolelta kuten ennen.

”Terveydenhuollon organisaationa olemme epidemian keskiössä. Olemme olleet jo lähes kaksi kuukautta kriisiviestintätilassa.”

”Aiemmin jo valmistellut suunnitelmat, sisällöt ja tapahtumat oli peruttava ja luotava uudet.”

”Kiire on lisääntynyt, viestittäväksi on tullut negatiivisia asioita, kuten lomautukset, tulosvaroitus.”

”Työn määrä on moninkertaistunut ja ylitöitä tehdään nyt paljon.”

”Valtavasti ad hoc -työtä.”

Muuttuvatko toimintatavat pysyvästi?

Lähes kaikki kyselyyn vastanneet olivat joutuneet ottamaan etäyhteyden mahdollistavaa teknologiaa haltuun koronakriisin aikana. Yli puolet vastaajista sanoi viestintäihmisten auttaneen organisaatiota digiloikan ottamisessa.

”On ollut haastavaa polkaista pystyyn täysin uusia sisäisen viestinnän kanavia, kun henkilöstö on tottunut face-to-face -kokouksiin ja kontakteihin tarvittaessa.”

”Emme ole vielä keksineet keinoa, miten voisimme tavoittaa koko henkilöstön luontevasti kerralla - muutoin kuin sähköpostikirjeellä.”

Kysymykseen siitä, oliko organisaatiossa viestinnän arvo tullut paremmin näkyväksi, suurin osa vastasi viestinnän arvon näkyvyyden kasvaneen: 24 % erittäin paljon, 29 % paljon ja 29 % melko paljon. 7 % ei osannut sanoa, oliko arvostukseen tullut muutosta ja 1 % katsoi tilanteen pysyneen ennallaan.

Paluuta entiseen ei ole

Vastaajista 90 % oli sitä mieltä, että pandemian aiheuttamat muutokset organisaatioiden viestinnässä jäävät pysyviksi.

Keskitettyyn viestintään tottuneelle monikansalliselle yhtiölle muutos voi olla merkittävä.

”Globaalisti toimivassa yhtiössä on ollut pakko hoitaa viestintää entistä voimakkaammin paikallisesti, koska tilanne ja viranomaisohjeistukset eri maissa ja maantieteellisillä alueilla ovat niin erilaisia ja muuttuvat koko ajan.”

Tutkimuskutsu lähetettiin sähköpostitse 1059:lle ProCom ry:n verkoston johtavalle viestijälle (viestintäjohtajat, päälliköt, johtavat konsultit, toimistojen toimitusjohtajat) huhtikuussa 2020. Kyselyssä oli kaksi osaa, josta toinen koski pandemian vaikutuksia. Tämä tiedote koskee tätä osaa tutkimuksesta. Sähköpostikutsun lisäksi kyselyä levitettiin ProCom ry:n sosiaalisen median kanavissa jonkun verran. Vastauksia kyselyyn tuli yhteensä 241. Tutkimuksen laativat tutkijat FT Laura Asunta Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulusta ja FT Elina Melgin ProComista.

Tutkimustuloksista lisää: http://procom.fi/wp-content/uploads/2020/04/Kysely-johtaville-viestij%C3%B6ille-4_2020-pandemia-1.pdf