Uuden asiakkaan tiukat kysymykset

1.
Olen tyytymätön nykyiseen tilitoimistooni, miten voin vaihtaa tilitoimistoa tyylikkäästi?

Asioista on aina hyvä sopia hyvissä ajoin. Eivät tilitoimistot halua tyytymättömiä asiakkaita väkisin pitää. On hyvä muistaa kirjanpito-ohjelman irtisanomisaika. Useinkaan se ei ole tilitoimiston oma. Ennen vanhan sopimuksen irtisanomista on syytä selvittää kenen vastuulla aineiston kopioiminen on ja koituuko siitä kuluja?

Tilitoimiston vaihto kannattaa ajoittaa kuukauden loppuun. Vaihdostilanteessa on muistettava myös, kuka hoitaa vaihtokuun arvonlisäveroilmoitukset. Palkkojen osalta on huolehdittava, että uusi tilitoimisto saa riittävästi aikaa perehtyä materiaaliin.

2.
Miten voin olla vakuuttunut, että uusi valitsemani tilitoimisto on parempi kuin edellinen toimisto? Onko jotain ”sisäpiirin” kysymyksiä, mittareita tms. millä pystyisin kartoittamaan tätä?

Tähän ei ole mitään kultaista sääntöä. Tieto on valtaa tässäkin tapauksessa. On arvokas asia, että tulevalla tilitoimistolla on kokemusta oman alan liiketoiminnan erityispiirteistä. Jos referenssejä löytyy, voi pyytää, että saisiko jonkun saman alan yrityksen yhteystiedot mahdollista soittoa varten.

On myös tärkeää saada ihmisten nimet, jotka hoitavat oman yrityksen kirjanpidon, palkat ja reskontran. Mikäli mahdollista, tapaaminen on suositeltavaa, jolloin voi kysyä henkilökohtaisesti heidän toimintatapojaan.

Jos esimerkiksi projektiseurannalle on tarvetta, kirjanpitäjän pitäisi osata kertoa siitä ja miten se tämän yrityksen kohdalla tulisi hoitumaan. 

Hyvällä tilitoimistolla on oma laadunvalvonta. Sen tuloksia voi pyytää nähtäväksi.

Yksi vinkki vielä. Jos kauden sulkeminen esimerkiksi kahdessa viikossa on tärkeää, kannattaa vaatia sopimukseen sakko, jos aikataulut venyvät. Tämäkin seuloo turhat tilitoimistot pois.

3.
Teettekö oikeasti itse esim. palkkojen laskun vai oletteko ulkoistaneet sen alihankkijallenne?

Voit kysyä miten palvelu toteutetaan. Onko reskontrat ja palkat samassa tiimissä vai ulkoistettu toiselle yhtiölle tai toiselle osastolle konsernin sisällä?

Palkanlaskentaa tehdään usein alihankintana. Se ei tarkoita samaa kuin ongelmat. Tärkeintä on, että jollakin on kokonaisvastuu niiden hoitamisesta. Jos on olemassa suora yhteys palkanlaskijaan, yleensä asiat hoituvat sujuvasti. Ongelmat tulevat usein kommunikaation puutteesta, jos vaikkapa asiat kiertävät palvelupäällikön tai jonkun muun kautta. Syntyy ”rikkinäinen radio” -ilmiö ja asiakkaan vastausten saanti venyy.

Henkilökohtaiset kontaktit ovat monessa tapauksessa avain jouhevaan asioiden hoitoon.

4.
Saako tilitoimistoon yhteyden?

Uuden tilitoimiston kanssa voi sopia ns. vasteajasta, missä ajassa asiakkaan kyselyihin vastataan. Tosin läheskään kaikki tilitoimistot eivät tällaisia lupauksia anna. 

Profiman asiakkailla on aina nimetyt henkilöt hoitamassa taloushallintoa ja palkanlaskentaa. Asiakkailla on heidän yhteystietonsa. Asiakkaat ja Profiman henkilökunta voivat olla suoraan yhteydessä toisiinsa. Kannustamme asiakkaitamme olemaan mahdollisimman paljon yhteydessä meihin. Kiinteän hinnoittelun takia se ei maksa yhtään enempää.

5.
Yrityksessä on paljon asioita, joita pitää tehdä aikataulujen mukaisesti. Näitähän ei aina muista. Voinko siirtää kokonaisuudessaan nämä aikataulut ja niihin liittyvät asiat teille? Onko tämä normihinnan mukaista vai ns. lisäpalvelua?

Kaikesta voi sopia. Lähtökohtaisesti tilitoimistot hoitavat verottajalle kaikki ilmoitukset, mutta poikkeuksiakin on. 

Jos yritys itse laskee omat palkkansa, kuka ilmoittaa työnantajasuoritukset verottajalle? Se pitää sopia. Esimerkiksi rakennusyhtiöiden pitää tehdä palkoista työmaakohtaiset erittelyt verottajalle aikataulutetusti. 

On listattava mitkä asiat yritys hoitaa itse ja mitkä tilitoimisto.

Profimassa käymme asiakkaan kanssa läpi jokaisen kuun lopussa talouden tapahtumat.

Tarinoita taloudesta kirjoittaja

Lars Hästö,
Profima Finance Oy:n partner