Keravan arvostetuin taloyhtiö – sähköinen viestintäjärjestelmä tukee As Oy Sibeliuksentie 2:ta kohti visiotaan

Taloyhtiölle on tehty viiden vuoden strategia, joka ohjaa sitä kohti haluttuja tavoitteita. Osana strategiaa taloyhtiö siirtyi sähköisen viestintäjärjestelmän käyttöön reilu vuosi sitten. Raila myöntää suhtautuneensa viestintäjärjestelmään aluksi varauksella.

“Ensimmäisen kerran järjestelmä esiteltiin meille viisi vuotta sitten. Neljä vuotta eteenpäin ja kehityksen edetessä järjestelmä alkoi tuntua meille täydelliseltä. Jos meillä ei olisi porrasnäyttöä ja asukassovellusta käytössä, yhtiö tuntuisi nyt vanhanaikaiselta, aikaansa jäljessä olevalta. Nyt olemme moderni yhtiö. En kyllä enää vaihtaisi pois”, Raila kertoo.

Sähköinen viestintäjärjestelmä vaikuttaa positiivisesti asuntojen arvoon

Raila on tyytyväinen, että porrasnäyttö tervehtii asukkaita ja vierailijoita heti ulko-ovella.

“Porraskäytävä antaa ensikuvan taloyhtiöstä. Porrasnäytön ansiosta sisäänkäynti on nyt edustava, kun vanhanaikainen ilmoitustaulu poistettiin ja resuisen tilalla onkin tyylikäs porrasnäyttö. Se vaikuttaa asuntojen hintoihinkin. Vieraat ovat pysähtyneet ihastelemaan porrasnäyttöä ja heiltäkin on tullut palautetta, että se on tyylikäs.”

Raila arvostaa myös sitä, että digitaaliseen viestintään siirryttyä taloyhtiössä toimitaan nyt aiempaa kestävämmin.

“Ekologisuus on tärkeää. Pyrimme paperittomuuteen ja digitaalinen viestintäjärjestelmä on iso apu siinä, että pääsemme eroon turhasta paperitiedottamisesta. Paperittomuus tuo myös säästöjä, sillä huollon ja isännöinnin ei tarvitse kopioida ja jakaa tiedotteita.”

Arvot ohjaavat taloyhtiön toimintaa

Yhtiölle on tärkeää, että kehitystyötä jatketaan systemaattisesti ja tarpeellisia investointeja tehdään. Digitalisaation tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntäminen on yhtiölle keskeinen asia, joka on kirjattu myös huolella suunniteltuun strategiaan. Reijo painottaakin taloyhtiön strategian merkitystä toimivan taloyhtiön rakentamisessa ja ylläpidossa.

“Pitää olla johtamisasenne taloon, eikä antaa talon johtaa osakkaita. Tarkoitan sillä sitä, että kulumisen ja muiden asioiden ei saa antaa määrätä tahtia. Kaikessa pitää olla mukana suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus.

Strategiaa luotaessa pitää ensin määrittää taloyhtiön arvot eli mitkä ovat taloyhtiön yhteisölle tärkeitä asioita ja mitä arvostetaan. Sitten visio eli millaiseksi yhteisö ja taloyhtiö halutaan. Sen jälkeen on tärkeää määrittää toimenpiteet, jotka tarvitaan, että visio toteutuu. Meidän visiomme on olla yksi Keravan arvostetuimmista taloyhtiöistä.”

Toimivat kanavat sitouttavat viestimään

Reijo suosittelee, että ennen sähköisen viestintäjärjestelmän hankintapäätöstä huomioidaan yhtiön tavoitteet ja strategia: mitä järjestelmästä halutaan saada irti, ja onko yhtiöllä valmiuksia ottaa se käyttöön?

“Yhtiöllä tulee olla avoimet viestinnän arvot. Jos yhtiö ei viesti eikä käytä järjestelmää, se syö viestinnän ja järjestelmän arvoa. On hyvä tehdä sopimus siitä, ketkä sisältöä päivittävät. Meillä on esimerkiksi sovittu, että isännöitsijä hoitaa omaan rooliinsa kuuluvan tiedottamisen ja taloyhtiölle on nimetty oma sisältöjen päivittäjä muista asioista tiedottamiseen ja ohjeistamiseen.”

Raila yhtyy mielipiteeseen ja kertoo, että porrasnäyttöä ja asukassovellusta on tuotu osakkaille ja asukkaille tutuksi kokoontumisissa ja kertomalla järjestelmästä yhtiökokouksessa. Yhtiössä on myös nimetty henkilö, joka auttaa järjestelmän kanssa ja johon saa ottaa yhteyttä. Myös porrasnäytöllä pyörii koko ajan kehotus ottaa järjestelmä käyttöön.

“Olemme sitoutuneet tekemään aiempaa enemmän viestintää hallituksessa. Aiemmin meillä ei ollut siihen kanavaa ja viestintä oli myös sen mukaista. Nyt kun viestintä on helppoa, saamme keskustelua aikaiseksi”, Raila iloitsee.

Sibeliuksentie 2:n asukkaat voivat muun muassa tehdä huoltopyynnöt kätevästi asukassovelluksen kautta.

Taloyhtiön viestinnällä osoitetaan, että osakkaista välitetään

Reijo kertoo, että myös viestinnän sisältöjä on lähestytty taloyhtiön strategiasta tuttujen arvojen pohjalta.

“On hyvä miettiä, mitä osakkaat haluavat tietää – kannattaa niin sanotusti imuroida osakkaiden näkemyksiä ja kommentteja. Viestinnän pitää perustua todettuihin tarpeisiin. Aina tiedotteen aiheen ei tarvitse olla niin isokaan asia.

Tärkeä arvo viestinnässä on välittäminen. Viestintä on välittämistä. Välitetään taloyhtiön fyysisestä olemuksesta ja taloyhtiön yhteisöstä”, Reijo kiteyttää.