Fyra kommuner utvecklade ett gemensamt informationssystem för småbarnspedagogik – nu kan också andra kommuner ta i bruk det

Det är ett system som skapats för småbarnspedagogik och som bland annat gör administration, fakturering, uppföljning av personalens närvaro i realtid, kommunikation och bokning av barnens närvarotider smidigare. Systemet har utvecklats av Esbo, Tammerfors, Åbo och Uleåborgs städer. eVaka bygger på öppen källkod, vilket innebär att det kan användas avgiftsfritt även av andra kommuner. Också de kommande uppdateringarna är avgiftsfria och det betalas inte några licensavgifter för att använda systemet. 

”För kommunerna innebär detta en möjlighet att få marknadens mest omfattande och med tanke på användningskostnaderna billigaste system, som fortfarande utvecklas”, säger Esbo stads chef för digital utveckling Harri Luttinen. 

Själva systemet kostar alltså ingenting, men varje kommun har själv ansvar för kostnaderna för att ta i bruk systemet och för den IT-infrastruktur som behövs. Bland annat åtta av Tammerfors kranskommuner har beslutat att ta i bruk eVaka. Kommuner som är intresserade av eVaka kan få information av Kommunförbundet för att komma igång med projektet. 

”De övriga kommunerna kan nu njuta av frukten av utvecklarstädernas investeringar. Genom att övergå till att använda eVaka kan stora städer spara in hundratusentals euro i licensavgifter för småbarnspedagogikens informationssystem varje år”, säger IT-chef Arto Kahila från Tammerfors stads dataadministration. 

Utvecklarstäderna har investerat i systemet 

Hittills har kostnaderna för utvecklingen av eVaka varit sammanlagt nio miljoner euro. Av detta var 3,4 miljoner euro finansiering från Finansministeriet. Utvecklarstäderna Esbo, Tammerfors, Åbo och Uleåborg har stått för resten av kostnaderna. Städerna har investerat i utvecklingen av systemet, eftersom det inte fanns ett lämpligt system på marknaden, som skulle ha omfattat alla behov som småbarnspedagogiken har. Till exempel i Tammerfors använde småbarnspedagogiken tidigare tre olika system som nu ersattes av eVaka. 

”När informationen finns i ett system blir det också lättare att automatisera olika administrativa arbetsprocesser. Då kan de anställda använda sin tid till viktigare uppgifter”, säger eVakas produktchef Miia Latvala. 

Utvecklarstäderna anser det också vara viktigt att städerna själva kan fatta beslut om den fortsatta utvecklingen av egenskaperna i eVaka. Esbo, Tammerfors, Uleåborgs och Åbo städer har som mål att utveckla systemet så att det kan betjäna dem under de kommande tio åren. 

Att välja ut bästa möjliga praxis 

Omfattande systemprojekt som gäller stadens basservice är inte alltid lätta att genomföra. Detta gällde också för eVaka, som stötte på en del problem i början av projektet, år 2019. Produktchef Latvala säger att det med tanke på framgång var centralt att fatta beslut om att genomföra eVaka stegvis. Den första versionen hade inte alla egenskaper, bara de viktigaste. 

För att fyra städer kunde ta i bruk ett enhetligt system var det viktigt att de också likriktade sin praxis, till exempel inom fakturering och i hur barnens närvaro antecknas. 

”Städerna har jämfört sin praxis med de andra städerna och valt det smartaste sättet att sköta saken. Efter det funderade vi dessutom om det var möjligt att förenkla saken ännu mer. Sedan genomfördes det sätt som valts i eVaka och togs i bruk i städerna”, säger direktören för småbarnspedagogiken i Esbo Virpi Mattila. 

”Varje stad vet att om något görs på ett bättre sätt i en annan stad, måste de vara redo att lära sig av varandra”, säger direktören för serviceområdet för småbarnspedagogik vid Åbo stad Vesa Kulmala. 

Nu utvecklar kommunerna den tredje versionen av eVaka, som bland annat automatiserar de ekonomiska processerna och utvecklar kommunikationen mellan vårdnadshavare och daghemmet. 

”Det vi lärt oss när vi jobbat på eVaka borde utnyttjas också i andra informationssystemprojekt inom den offentliga sektorn”, säger Esbo stads dataadministrationsdirektör Maarit Waskilampi-Kuikka.  

eVaka på en tidslinje 

• 2017–2020 Esbo stad utvecklar den första versionen av eVaka och tar den i bruk. 
• 2020–2021 Finansministeriet beviljar Esbo och Tammerfors finansiering via incitamentsystemet för digitalisering för utvecklingen av en andra version av eVaka.  
• 2022 Uleåborg och Åbo ansluter sig till samutvecklingen. eVaka 2.0 tas i bruk i Tammerfors och Uleåborg. Utvecklingen av den tredje versionen börjar. 
• 2023 eVaka tas i bruk i Åbo. Tammerfors kranskommuner fattar beslut om ett projekt för att ta i bruk eVaka.