Blogi: Osakekirjan sähköistämistä kannattaa siirtää – näin ratkomme ruuhkaa

Suosittelemme asunnon omistajia siirtämään osakekirjan sähköistämistä ainakin useammalla kuukaudella. Kiireellisissä asioissa voi ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme. Olemme pahoillamme pitkästä odotusajasta ja ylimääräisestä vaivasta! Teemme parannuksia tilanteen korjaamiseksi.
 
Ruuhka johtuu virheellisistä oletuksistamme siinä, kuinka paljon ihmisiä ja kuinka lyhyen ajan sisään asiakkaat ovat tuoneet osakekirjoja sähköistettäväksi kotien kätköistään. Lisäsimme tekijöitä parin kuukauden viiveellä, sillä asiointimääristä saatu data oli syksyyn saakka puutteellista.  

Osakekirjat ovat arvopapereita

Olennaista on ruuhkatilanteessakin huomioida , että osakekirjat ovat arvopapereita. Osakekirjojen käsittelyssä toimitaan huolellisesti virheiden minimoimiseksi.

Lisäsimme syksyllä 40 kokoaikaista ja 80 oman työn ohella auttavaa työntekijää omistuksen rekisteröintiin, ja helmikuun alussa aloittaa 30 uutta tekijää. Jokainen ulkopuolelta palkattu tekijä on käynyt läpi Suojelupoliisin turvallisuusselvityksen.

Tekninen kehitys helpottaa ja nopeuttaa rekisteröintejä tulevaisuudessa. Asiakirjojen käsittely ja rekisteröinti tehdään tällä hetkellä manuaalisesti.

Parannamme tuotantojärjestelmää ja työprosessejamme jatkuvasti, jotta manuaalinen käsittely olisi mahdollisimman nopeaa ja tehokasta.

Otamme sähköisen hakemuksen käyttöön myöhemmin tänä vuonna, mikä poistaa osan manuaalisesta työstä. Paperinen osakekirja muutetaan digitaaliseen muotoon yhden kerran. Kun omistus sähköistämisen jälkeen sitten vaihtuu, voimme lisätä automaatiota. Jos omistajamerkintä on jo sähköinen, käsittelemme omistajanvaihdoksen kokonaan sähköisesti vuodesta 2025 lähtien.

Arvioimme, että suurin ruuhkapiikki on takana. Kymmenettuhannet asiakkaat tulivat heti, kun oma taloyhtiö viime vuoden lopulla ilmoitti siirtyneensä huoneistotietojärjestelmään ja siten oman asunnon rekisteröinti oli ensimmäistä kertaa mahdollista.

Asiakasmäärien jyrkän kasvun takia käsittelemme asiat järjestyksessä, joka perustuu eri asiakasryhmien oikeuksiin ja velvollisuuksiin. Tämä merkitsee asiakkaalle sitä, että tammikuussa tuotu osakekirja rekisteröidään vasta kesäloman ja joulun välillä, jos asunnon omistuksessa ei ole tapahtunut muutosta.

Toimi näin, kunnes ratkaisumme ruuhkaan tepsivät

Asunnonomistajilla on pääsääntöisesti 10 vuotta aikaa sähköistää osakekirjansa, eli useimmilla ei ole kiire. 10 vuoden aika alkaa siitä, kun taloyhtiö siirtyi uuteen huoneistotietojärjestelmään.

Jos olet juuri ostanut tai perinyt asunnon, hae uuteen asuntoosi omistuksen rekisteröintiä kahden kuukauden kuluessa omistajanvaihdoksesta. Lisää vinkkejä sujuvaan asiointiin löydät asiointiapuristamme.

Jos rekisteröinti ei voi odottaa, voit näissä poikkeustilanteissa edistää omistuksesi nopeampaa rekisteröintiä ottamalla asiakaspalveluumme yhteyttä. Kiireelliset asiat käsitellään nopeimmillaan parissa päivässä.

Ennen kun pyydät meitä kiirehtimään hakemustasi, lue vinkkimme valtakirjan käyttöön yhtiökokoukseen osallistumiseksi ja isännöitsijän kanssa sopimiseksi, jos olet aloittamassa remonttia.

Janne Murtoniemi
Huoneistojen omistuksesta vastaava johtaja, Maanmittauslaitos