Sysmä täräytti hurjan tuloksen rakennuslupa-arkiston digitoinnissa
Sysmän kunta on erikoinen kunta Suomen kuntien joukossa: vakituisia asukkaita on noin 3500 ja määrä kolminkertaistuu kesäkausien aikana mökkiläisten saapuessa paikkakunnalle. Jos tarkastellaan mökkien määrää suhteessa asukaslukuun, Sysmä on ylivoimainen ykkönen Suomessa, sillä mökkejä on yli 4000.
Iso rakennusten määrä on johtanut siihen, että Sysmän rakennuslupa-arkiston aineiston määrä on huomattava: paperisia rakennuslupia on arkistossa peräti yli 45 hyllymetriä ja rakennuslupia oli vuoden 2024 alussa peräti 13 524 kappaletta.
Rakennusluvissa arkkikoot liikkuvat A5-arkista suuriin A0-”lakanoihin.” Paperilaadut ja kirjoitusasut vaihtelevat vuosikymmenten välillä paljon. Luvat ovat ikuisesti säilytettäviä asiakirjoja, joita kysytään säännöllisesti kymmenienkin vuosien takaa. Paperiarkistoista noudettaessa materiaalit saattavat vaurioitua ja ihmisten työaikaa kuluu hakuihin paljon.
Sysmän kunnassa uskotaan tekoälyyn
”Halusimme saada aineistot sähköisesti haettaviksi. Kun aineisto on kokonaisuudessaan indeksoitu eli tunnistettu ja metatiedotettu kaikilla rakennusluvan olennaisilla arvoilla, kuten rakennuslupanumerolla, kiinteistötunnuksella, osoitteella ja rakennuspaikan koordinaateilla, aineisto on löydettävissä helposti.
"Otimme tavoitteeksemme sähköistää arkisto tekoälyn voimin, jotta projekti veisi mahdollisimman vähän aikaa ja rahaa, mutta mahdollistaisi nopean löydettävyyden ja aineiston siirtämisen helposti vaikkapa Kansallisarkiston tulevaan keskitettyyn arkistoon”, kertoo Sysmän kunnan rakennustarkastaja Tapio Tonteri.
”Koko projekti kesti vain muutaman kuukauden ja sen fyysisen osuuden toteutti kaksi henkilöä. Varsinaisen työn teki Wellbitin toteuttama täysin automatisoitu skannaustyönkulku, jossa tekoäly toteutti indeksoinnin ja poimi kaikki haluamamme metatiedot. Sen jälkeen tekooäly antoi metatiedot automatisoidulle ohjelmistorobotille, joka vei tiedot edelleen KuntaNet-paikkatietojärjestelmään."
"Parhaana yksittäisenä päivänä käsiteltiin jopa 1600 lupakokonaisuutta, joiden tiedot vietiin automaattisesti kahteen eri järjestelmään eli reilusti yli 200 lupakokonaisuutta yhden tunnin aikana kahteen järjestelmään metatietodettuna."
"Tällainen hanke olisi normaalisti kestänyt useita henkilötyövuosia ja maksanut hurjasti enemmän”, sanoo Tonteri.
"Tekoäly voisi olla julkisen sektorin pelastus"
”Tekoäly on kaikkien huulilla. Sen todelliset hyödyntämismahdollisuudet ovat jääneet monella tekstien, esitysten, kuvien ja käännösten muokkaamiseen. Todelliset manuaalista työtä vähentävät prosessit ovat edelleen hakusessa, mutta Sysmän kaltaisissa projekteissa tekoäly tarjoaa mahdollisuudet säästää aikaa useita henkilötyövuosia ja tekee kaikkien työstä mielekkäämpää ja merkityksellisempää”, sanoo Wellbitin toimitusjohtaja Erkki-Jussi Welling.
”Kun tekoäly otetaan mukaan tiedon- ja asianhallinnan sekä monimutkaisten prosessien automatisointiin laajasti, aletaan puhua vuositasolla useiden miljardien säästöistä hallinnollisista rutiineista vapautuneen työajan osalta. Tuo aika voidaan kohdentaa vaikkapa potilas- tai muuhun todella tärkeään työhön. Tekoäly voisi olla julkisen sektorin pelastus”, Welling toteaa
Avainsanat
Yhteyshenkilöt
Erkki-Jussi Welling
Puh:+358 45 236 1660erkki-jussi.welling@wellbit.fiLinkit
Tilaa tiedotteet sähköpostiisi
Haluatko tietää asioista ensimmäisten joukossa? Kun tilaat tiedotteemme, saat ne sähköpostiisi välittömästi julkaisuhetkellä. Tilauksen voit halutessasi perua milloin tahansa.
Lue lisää julkaisijalta Wellbit | WB Solutions Finland Oy
Kuntalehti: Enemmän ja paremmin - tekoäly terävöittää kuntia17.6.2025 16:06:02 EEST | Tiedote
Kuntalehti käsittelee kesäkuun 2025 numerossaan laajasti tekoälyn avaamia mahdollisuuksia Wellbitin toimitusjohtaja Erkki- Jussi Wellingin haastattelussa. "Meillä on valtava mahdollisuus säästää voimavaroja tilanteessa, jossa kunnat ovat suurten muutosten edessä lähivuosina. Tekoäly voi säästää satoja tuhansia euroja nopeuttamalla käsittelyä ja vähentämällä manuaalisen työn ja lupien tarvetta", Welling sanoo haastattelussa.
Wellbit auttoi Hankasalmea tehostamaan tekoälyllä4.6.2025 10:27:34 EEST | Tiedote
Hankasalmen noin 4500 asukkaan kunta Keski-Suomessa tehosti toimintojaan toteuttamalla oman sähköisen arkistointinsa Wellbitin Sähke2-sertifioidulla DocuWare-tiedonhallintajärjestelmällä. Samalla se automatisoi lukuisia kuntalaisille suunnattuja hakemus- ja ilmoitusprosesseja asuntohakemuksesta varhaiskasvatuksen ja koulujen tarpeiden kautta erilaisiin nuoriso-, kulttuuri ja liikunta-avustuksiin - yksityisteiden avustuksista, tonttien varauksista tai kuntalaispalautteen keruusta puhumattakaan. Kunnanjohtaja Matti Mäkinen kertoo oheisella videolla miksi he ovat tyytyväisiä Wellbitin tapaan työskennellä hankasalmelaisten kanssa.
Arkistot voi digitoida helposti, mutta moni kunta käyttää siihen turhaan useita henkilötyövuosia – ja jopa satoja tuhansia euroja22.5.2025 10:06:11 EEST | Tiedote
Tekoälyyn pohjautuvan teknologian avulla aineistojen digitointi on helppoa ja tehokasta. Tekoälyn käyttö myös lisää monen työnkuvan mielekkyyttä, sanoo Wellbitin toimitusjohtaja Erkki-Jussi Welling.
Wellbit kertoo kunnille: tekoäly vähentää työtaakkaa ja parantaa työn mielekkyyttä6.5.2025 11:12:41 EEST | Tiedote
Tekoälyn avulla työtaakkaa voidaan vähentää kunnissa merkittävästi samalla kun parannetaan työn mielekkyyttä. Näin kertoo oheisella videolla jo kymmenien kuntien toimintoja tehostaneen Wellbit Oy:n toimitusjohtaja Erkki-Jussi Welling. ”Työtaakka ei myöskään odottamalla parane, eikä katoa itsestään”, Welling toteaa.
Lapuan kaupunki karsi yli puolet tulostimistaan22.4.2025 19:51:29 EEST | Tiedote
Samaan aikaan, kun Lapuan kaupunki on toteuttamassa strategiansa mukaisia tulevaisuuden skenaarioita, se päätti arkisesta, mutta isosta asiasta: kaupungin tulostusympäristön uudistamisesta. Lapuan strategiassa digitaalisuus ulottuu kaikkialle, yhteisöllisyys on kaupungin veto- ja pitovoiman kärkenä ja kestävä kehitys innovaatioiden ajurina.
Uutishuoneessa voit lukea tiedotteitamme ja muuta julkaisemaamme materiaalia. Löydät sieltä niin yhteyshenkilöidemme tiedot kuin vapaasti julkaistavissa olevia kuvia ja videoita. Uutishuoneessa voit nähdä myös sosiaalisen median sisältöjä. Kaikki tiedotepalvelussa julkaistu materiaali on vapaasti median käytettävissä.
Tutustu uutishuoneeseemme