Uusi palvelu helpottaa Museoviraston arkiston käyttöä

Aiemmin Museoviraston arkistoaineisto on ollut hajaantuneena useampaan järjestelmään ja arkistoluetteloihin. Nyt kaikki on keskitetty yhteen palveluun, jossa aineistoa on helppo hakea. Järjestelmällä hallitaan Museoviraston analogista arkistoa, digitoituja aineistoja ja asiakkaiden aineistotilauksia.

”140 vuoden aikana muodostunut arkistoaineisto on Suomen kansallista kulttuuriperintöä, joka on nyt helpommin kaikkien saatavilla. Samalla aineistojen säilyttäminen ja arkistointi on turvattua pitkälle tulevaisuuteen,” kertoo projektipäällikkö Tiina Levo Museovirastosta.

Arkistoaineistojen luettelointi on siirtynyt uuteen järjestelmään noin vuosi sitten, ja nyt palvelu avataan myös asiakkaiden käyttöön.

”Uusi keskitetty arkistopalvelu tehostaa Museoviraston arkistoaineistojen logistiikkaa ja tietopalvelua, mikä parantaa aineistojen saatavuutta ja käytettävyyttä merkittävästi. Tämä muuttaa omaa työskentelyämme ja pystymme myös palvelemaan asiakkaitamme aiempaa paremmin,” kuvailee Levo.

59 000 digitoitua tiedostoa ja yli 11 000 luetteloitua arkistoyksikköä

Arkistoaineistot alkavat pääosin vuodesta 1884, jolloin Museoviraston edeltäjä, Muinaistieteellinen toimikunta perustettiin. Arkistossa on jonkin verran myös tätä vanhempaa aineistoa. Arkistopalvelussa on aineistoa pääsääntöisesti vuoteen 2013 asti, jolloin Museovirasto siirtyi sähköiseen asianhallintaan ja arkistointiin.

Arkistopalvelun aineistot liittyvät pääasiassa kulttuuriympäristöön ja -perintöön sekä sen tutkimiseen, hoitamiseen ja hallintaan. Palvelu sisältää esimerkiksi

• Museoviraston arkistoluettelon
• Muinaistieteellisen toimikunnan arkistoluettelon
• Henkilöittäin arkistoituja aineistoja
• arkeologisia tutkimusraportteja
• rakennetun ympäristön tutkimuksia
• kansatieteen käsikirjoituksia ja kyselytutkimuksia

Saatavilla on tällä hetkellä noin 59 000 digitoitua tiedostoa ja yli 11 000 luetteloitua arkistoyksikköä. Yksi digitoitu tiedosto saattaa sisältää jopa satoja asiakirjoja. Arkistoyksikkö taas tarkoittaa esimerkiksi arkistokoteloa tai laatikkoa.

Digitoituihin aineistoihin voi tutustua suoraan arkistopalvelun kautta verkossa tai Museoviraston tutkijasalin asiakaspäätteillä. Digitoimattomia aineistoja voi tilata tutkijasaliin tarkasteltavaksi arkistopalvelussa.

Jotkin asiakirjoista ovat käyttö- tai näyttörajoituksen alaisia, joten niitä ei ole avattu julkiseen verkkoon. Esimerkiksi asiakirjojen sisältämät yksityishenkilöiden tunnistetiedot voivat rajoittaa asiakirjojen avaamista.

Uudessa arkistopalvelussa on aiempaa paremmat hakuominaisuudet. Suurimpaan osaan digitoiduista, konekirjoitetuista aineistoista on tehty tekstintunnistus (OCR), jolloin haku löytää tietoa myös asiakirjojen sisällöstä. Vanhoissa järjestelmissä on ollut mahdollista kohdistaa hakuja vain metatietoihin, ei digitoitujen asiakirjojen sisältöihin. Parempi haku helpottaa aineistojen käyttöä ja mahdollistaa uudenlaisen tutkimuksen tekemisen, kun tietomassat ovat aiempaa helpommin hyödynnettävissä.

Arkistopalvelun hankinta ja käyttöönottoprojekti on toteutettu Museoviraston siirto- ja haltuunottohankkeessa (SIHA), osana Museoviraston arkiston projektia. Projektin aikana on toteutettu useita migraatioita aiemmista arkistoluetteloista ja järjestelmistä. SIHA-hankkeessa Museoviraston nykyisissä tiloissa Sturenkatu 2a:ssa sijaitsevat kokoelmat ja arkisto siirretään Kokoelma- ja konservointikeskukseen Vantaalle syyskuun 2025 loppuun mennessä.