Wellbit auttoi Hankasalmea tehostamaan tekoälyllä

Mäkisen mukaan Hankasalmi valitsi Wellbitin ohjelmistotoimittajaksi siksi, että hankasalmelaisten tahtoa kuultiin ja he itse pääsivät vaikuttamaan siihen, millä tavalla heille luotiin ohjelmistoa ja millainen se on.

”Se on aika poikkeava piirre tällaisissa yhteistyökumppaneissa, että meille ei tarjota valmiiksi pureskeltua mallia, vaan me pystymme itse vaikuttamaan lopputuotteeseen ja se vastaa meidän tarpeita”, Mäkinen kuvaa. Lisäksi hän on erittäin tyytyväinen siihen, että yhteisissä palavereissa Wellbitin ammattilaiset puhuivat kieltä, jota kaikki Hankasalmen työntekijät ymmärsivät ilman, että koskaan mentiin ”insinöörijargonin taakse”.

”Ei kannata aina ottaa isoimpia tietotaloja, jotka myyvät valmista tuotetta, koska tuotteen pitää olla räätälöitävissä”, Mäkinen pohtii.

”Kokonaisuudessaan julkisyhteisöissä ja kunnissa pitää päästä paperiarkistoista sähköisiin arkistoihin, mutta niiden pitää myös toimia”, Mäkinen toteaa.

Wellbit on edistänyt jo kymmenissä kunnissa siirtymistä paperiarkistoista sähköisiin arkistoihin, mikä onkin välttämätöntä julkisyhteisöissä Suomessa. Muutokselle on monia painavia perusteita, kuten tehokkuus ja saavutettavuus, sillä sähköisessä muodossa oleva tieto on nopeammin ja helpommin löydettävissä, käsiteltävissä ja jaettavissa sitä tarvitseville. Se tehostaa työprosesseja ja päätöksentekoa.

Lisäksi siirtymistä sähköisiin arkistoihin puoltavat kustannussäästöt, tiedon parempi hallinta ja laatu, tietoturva, paikkariippumattomuus, lainsäädännölliset vaatimukset ja pitkäaikaissäilytys ja kestävä kehitys, koska paperin käytön vähentäminen tukee ympäristötavoitteita.

Siirtymäprosessi on kuitenkin mittava ja vaatii huolellista suunnittelua, riittäviä resursseja, henkilöstön koulutusta ja toimintatapojen muutosta. Haasteita voivat aiheuttaa esimerkiksi vanhojen, paperimuodossa olevien aineistojen digitointi, erilaisten tietojärjestelmien yhteensopivuus sekä sähköisen tiedon pitkäaikaissäilytyksen tekniset ja hallinnolliset vaatimukset.