Varha ber om ursäkt: skickandet av nya betalningspåminnelser är fortfarande på paus

Varha gav måndagen den 3 november välfärdsområdesstyrelsen en lägesrapport om betalningspåminnelserna. Välfärdsområdesstyrelsen stakade ut en riktlinje att Varha utreder och vid behov förnyar processen för betalningspåminnelser. Varha skickar inte nya betalningspåminnelser om försenade fakturor på socialvård och primärvård innan utredningen är färdig till alla delar. 

Välfärdsområdesstyrelsen behandlar i november ett förslag om eventuella ändringar i kundfaktureringen och i påminnelserna till kunderna samt om eventuella preciseringar i indrivningen hos dödsbon.

– Vi har misslyckats och vi ber om ursäkt för det besvär som har orsakats kunderna. 
När välfärdsområdet inledde sin verksamhet ville vi i första hand säkerställa utbetalningen av sociala förmåner och löner samt betalning av fakturor till våra samarbetspartner, när 47 olika datasystem sammanslogs, säger välfärdsområdesdirektör Tarmo Martikainen. 

Välfärdsområdet utreder för tillfället dataöverföringen, datasystemen och indrivningssättet. Dessutom försöker man utesluta eventuella avbrott i de olika skedena av välfärdsområdesreformen från och med 2023. I den utredning som pågår har det hittills inte kommit fram sådana orsaker som skulle förklara de störningar som har lyfts fram i kundresponsen. 

– Tyvärr har det orsakats orimligt extra besvär för de kunder som har fått betalningspåminnelser. Vi gör vårt bästa för att behandla alla kunder lika. Man kommer nödvändigtvis inte ihåg fakturor från en lång tid tillbaka och det är självklart behövligt för kunden att se grunden för avgiften, säger ordförande för välfärdsområdesstyrelsen Niina Alho. 

Varha har fr.o.m. 3.11.2025 förlängt betalningstiden till 12.12.2025 för de fakturor som är under behandling hos Ropo och som redan har skickats till kunderna. Man har förlängt betalningstiden för alla nya betalningspåminnelser till 45 dygn. Förlängningen av betalningstiden är avgiftsfri för kunden och ändringen är i kraft tillsvidare. 

Varha beslutade i slutet av oktober att avbryta skickandet av betalningspåminnelser för att granska att processen är felfri. Utredningen hänför sig till betalningspåminnelser om sådana fakturor som har förfallit under 2023–2025.

Enligt den nuvarande informationen har inalles 64 000 kunder inom socialvården och primärvården fakturor som har förfallit under 2023–2025. Mellan juni och oktober 2025 har man skickat betalningspåminnelser till 40 000 kunder. Varhas kundfakturering har fordringar till ett belopp av 18 miljoner euro. Fordringarnas medianbelopp per kund är 90 euro.

Man försöker underlätta kundernas situation med flexibla åtgärder

Varha vill underlätta situationen för de kunder som har fått en betalningspåminnelse. Kunderna ska behandlas lika och också de flexibla åtgärderna gällande betalningspåminnelserna ska genomföras på samma sätt för alla kunder. 

• Om förfallodagen skjuts upp med mer än två veckor, dvs. betalningstiden förlängs, tas det inte tillsvidare ut någon separat avgift. Detta skulle vanligen medföra en kostnad på fem euro för kunden. Kostnaderna för förflyttningen av förfallodagen gottgörs för de personer som har betalat för den efter juni 2025.
• Varha indriver inte för tillfället fordringar som understiger 1 000 euro av dödsbon om det har gått mer än 6 månader efter att personen har avlidit. Det framläggs för välfärdsområdesstyrelsen i november ett förslag om eventuella ändringar i indrivningen hos dödsbon.
• Varha uppbär inte någon dröjsmålsränta för betalningspåminnelserna eller betalningsanspråken.
• Man kan dela betalningen i flera betalningsrater utan kostnader.
• Man försöker säkerställa att kundservicen fungerar smidigt. 

Varha uppmuntrar alla kunder att vid behov avtala om extra betalningstid eller andra betalningsarrangemang. 

Kundservice sköts med tilläggsresurser

Varha har kunnat svara på de kundsamtal som gäller betalningspåminnelserna under samma dag. Tyvärr finns det en fördröjning när det gäller svar på de förfrågningar som Varha får per e-post. 

För att garantera kundens integritet och dataskydd tillställs social- och hälsotjänsternas betalningsspecifikationer inte via en extern partner utan en separat begäran. Kunden får dock, om hen vill, den ursprungliga fakturan via Ropo som ett krypterat e-postmeddelande eller i den skyddade webbtjänsten MyRopo. Man kan också beställa en kopia av fakturan via Varhas kundservice.

Man kan ta kontakt med Varhas kundservice per telefon mån–tors kl. 9–11 på numret 02 313 1141. Man kan hos kundservicen lämna en begäran om återuppringning under telefontjänstens betjäningstid, när linjen är öppen. Man kan kontakta Varhas kundservice också via Suomi.fi-meddelanden.

Det tar tid att utreda ärendena eftersom uppgifterna i fakturorna i många fall till exempel ska hämtas från flera system som har använts tidigare. Tyvärr kan kundens situation nödvändigtvis inte skötas under ett telefonsamtal.

Sammanfattat:

• Varha skickar årligen cirka 1,5 miljoner kundfakturor.
• För att säkerställa kundernas likabehandling ska välfärdsområdet handla ansvarsfullt och ta hand om processen ända till slut.
• Kunden kan vid behov förhandla om en betalningstid på 12 månader och när det är fråga om exceptionellt stora summor kan betalningstiden förlängas till 36 månader. När det är fråga om mindre summor kan man be om förflyttning av förfallodagen. Om förlängning av betalningstiden och andra flexibla åtgärder gällande fakturorna avtalar man med Varhas samarbetspartner Ropo.
• Betalningspåminnelserna och betalningskravet (dvs. det första kravbrevet) som skickas först efter dem har utkontrakterats till Ropo Suomi Oy.
• I betalningspåminnelsebrevet finns det anvisningar för kunden om betalning av fakturan och om betalningsarrangemang.
• Varhas kundfakturor kan beställas som e-fakturor direkt till den egna nätbanken. Kunden ingår ett avtal om e-faktura i sin egen nätbank. Anvisningar om hur man börjar använda e-fakturor finns på Varhas webbplats på sidan Kundfakturering och anvisningar