Muutos vaatii aikaa: työvuorosuunnittelun uudistus etenee vaiheissa henkilöstöä kuunnellen

Oma Hämeessä on käynnissä laaja työvuorosuunnittelun uudistus, jonka tavoitteena on varmistaa palvelujen laatu ja henkilöstöresurssien kestävä käyttö myös tulevaisuudessa. Väestön palvelutarpeen kasvaessa ja ammattilaisten määrän vähentyessä tarvitaan ratkaisuja, jotka tukevat sekä henkilöstöä että asiakastyötä pitkäjänteisesti.

Uuden Numeron- työvuorosuunnittelujärjestelmän toimivuudesta on ollut viime päivinä paljon keskustelua julkisuudessa. Työnantajana Oma Häme haluaa muistuttaa, että suurissa muutoksissa syntyy aina haasteita. Kokemukset Numeronin käytöstä ovat olleet pääosin hyviä – keskussairaalan päivystys on yksikkö, jossa työvuorosuunnittelu on suuren henkilöstömäärän ja työn erityispiirteiden vuoksi merkittävä kokonaisuus.

Numeron otettiin käyttöön Oma Hämeessä helmikuun alussa. Uudistuksella vahvistetaan henkilöstöresurssien suunnittelua ja kohdentamista niin nykyhetken kuin tulevien vuosien tarpeisiin. Tavoitteena on, että työvoimatarve ja asiakastarve saadaan aiempaa täsmällisemmin kohtaamaan.

Työnantajalla on vastuu varmistaa, että henkilöstöä on oikea määrä työssä silloin, kun asiakkaat palveluja tarvitsevat. Optimoimalla työvuorot voidaan vähentää ylitöiden ja epätyypillisten työaikojen korvausten määrää sekä pienentää sijaistarvetta. Kun suunnittelu on ergonomista ja tukee palautumista, voidaan pitkällä aikavälillä vaikuttaa myös sairaspoissaolojen vähenemiseen. Työntekijöiden vuorotoiveet ja yksilökohtaiset elämäntilanteet otetaan edelleen mahdollisuuksien mukaan huomioon suunnittelussa.

Numeron laajenee koko henkilöstöön ensi vuonna

Ensimmäisenä Numeron otettiin käyttöön Oma Hämeen varahenkilöstön kanssa. Tällä hetkellä sen piirissä on jo esimerkiksi koko ikäihmisten palvelujen hoitohenkilöstö. Järjestelmä on osittain tai kokonaan käytössä jo useilla muilla hyvinvointialueilla, ja siihen on sisäänrakennettu tarkka lainsäädäntöä vastaava ohjeistus esimerkiksi lepoajoista.

Henkilöstöjohtaja Johanna Bjerregård Madsen kertoo, että on hyvä muistaa, että uudistuksen tavoitteet näkyvät vähitellen.

– Työvuorosuunnittelun uudistus ei ratkaise kaikkea yhden tai kahden listakierroksen aikana. Vaikutukset syntyvät ajan kanssa, kun työn kuormitus tasaantuu, ylityöt vähenevät ja työvuorot rakentuvat palautumista tukeviksi. Samalla lähijohtajien työaikaa on mahdollista vapauttaa teknisestä suunnittelusta siihen, mikä on muutoksessa tärkeintä: ihmisten johtamiseen.

Keskitetty työvuorosuunnittelu tuo myös koko henkilöstölle selkeät ja yhdenvertaiset pelisäännöt. Työvuorojen jakaminen perustuu aiempaa systemaattisemmin koko hyvinvointialueen yhteisiin periaatteisiin. Vaikka muutos hyödyttää kokonaisuutta, voi se yksittäisen työntekijän näkökulmasta tarkoittaa myös sopeutumista: jossain voidaan menettää jotain, kun toisaalla saavutetaan enemmän. Tavoitteena on kuitenkin koko hyvinvointialueen ja asiakkaiden yhteinen etu.

Vastuu työvuorojen toimivuudesta säilyy lähijohtajalla. Numeron tuottaa listaluonnokset, mutta niitä hienosäädetään yksikön äkillisten muutostarpeiden, osaamisen,  ja lainmukaisten reunaehtojen mukaan.

Uudistus etenee – yhteispäivystyksessä vasta alkuvaiheessa

Parhaillaan Numeronin käyttöönotto on meneillään erikoissairaanhoidossa. Uudistuksen piirissä on tällä hetkellä noin 2 500 hoitajaa, ja ensi vuoden alkupuolella uusi työvuorosuunnittelu koskee kaikkia vuorotyötä tekeviä työntekijöitä.

Ensi vuoden loppuun mennessä järjestelmän piiriin on tarkoitus saada hyvinvointialueen kaikki 7 000 työntekijää, koska Numeron on paljon muutakin kuin työvuorosuunnitteluohjelma. Se on myös työajan seurantajärjestelmä – kaikkien työntekijöiden työaikaleimaus siirtyy tulevaisuudessa Numeroniin. Jatkossa työaikaleimaukset voidaan tehdä myös mobiilisti.

Kanta-Hämeen keskussairaalan yhteispäivystyksessä muutos on vasta alussa.

– Muutos aikaisemmasta, yksilölähtöisestä suunnittelusta keskitettyyn ja asiakaslähtöiseen suunnitteluun voi yksittäiselle työntekijälle olla iso askel. Niin lähijohtajat kuin työntekijät opettelevat uuden ohjelman käyttöä ja tavoitteena on, että tulevaisuudessa automaatio sujuvoittaa ja helpottaa suunnittelua, toteaa ylihoitaja Marja Koljonen.

Henkilöstön on sopeuduttava käyttöönottovaiheessa myös siihen, että yhteisöllinen työvuorosuunnittelu on tauolla uuden järjestelmän haltuunoton ajan. 

– Olemme vasta toisella työvuorolistalla. Vastaan tulevia ongelmia ratkotaan sitä mukaan, kun niitä tulee. Henkilöstö odottaa yhteisöllisen työvuorosuunnittelun jatkumista, sillä se on tärkeä osa työhyvinvointia. Toivomme siihen tarvittavia koulutuksia mahdollisimman pian, apulaisosastonhoitaja Jessica Lindberg sanoo.

Uudistusta päivystyksessä niin kuin kaikissa muissakin yksiköissä viedään eteenpäin tiiviissä vuorovaikutuksessa henkilöstön kanssa. Jokainen työvuorolista käydään läpi ja palautteiden perusteella tehdään tarvittavat korjaukset. Käyttöönottovaihe on jatkuvaa vuoropuhelua optimaalisen suunnittelun saavuttamiseksi. 

– Ymmärrän hyvin työvuorouudistuksen herättämät tunteet. Jokainen kokee muutoksen omalla tavallaan ja uuden toimintamallin omaksuminen vie aikansa. Tarvitsemme nyt työrauhaa, joustavuutta ja avointa vuorovaikutusta, jotta pääsemme yhdessä eteenpäin, painottaa erikoissairaanhoidon sairaalapalveluiden tulosaluejohtaja Mirja Ottman-Salminen.