Keuruulla työnteko helpottui ja kaupunkilaiset alkoivat saada parempaa palvelua, kun kaupunki karsi järjestelmäviidakkoaan

Monen Keuruun kaupungin työntekijän työarki on tuntunut viime aikoina entistä mielekkäämmältä, sillä tiedonhaku on nopeutunut ja manuaalinen työ vähentynyt. Siitä on kiittäminen uutta dokumentinhallintajärjestelmää.

“Aikaa ei kulu enää tulostus- ja postitusrumbaan eikä digitaalisten dokumenttien etsimiseen. Ne löytyvät nyt helppokäyttöisellä hakutoiminnolla nopeasti ja tietoturvallisesti sekä toimistolla tai etätöissä”, kertoo Keuruun hallintovastaava Hanna Lahti.

Uudistuksesta ovat hyötyneet myös kaupunkilaiset, jotka saavat päätökset sähköisen asioinnin kautta aiempaa nopeammin.

Taustalla Kansallisarkiston velvoite

Tarve järjestelmän uudistamiselle syntyi, kun Kansallisarkiston velvoitti kaikki kaupungit arkistoimaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat digitaalisesti vuodesta 2022 alkaen.

Keuruulla alettiin kartoittaa, onko olemassa dokumentinhallintajärjestelmää, joka palvelee koko kaupunkiorganisaatiota varhaiskasvatuksesta ja rakennusvalvonnasta aina talous- ja palkkahallintoon asti.

“Oli vaikeaa löytää yhtä järjestelmää, joka vastaisi monenlaisiin tarpeisiimme”, Lahti kertoo.

Yksi järjestelmä tarjosi ratkaisun haasteisiin

Kilpailutuksen perusteella Keuruulla päätettiin siirtyä DocuWare-järjestelmään, jonka käyttöönotossa ja kehittämisessä kaupungin kumppanina toimii Wellbit. DocuWare on korvannut useita aiemmin käytössä olleita järjestelmiä ja tukee sekä digitaalista arkistointia että dokumenttien käsittelyä.

Lahti kertoo, että järjestelmän valintaan vaikutti muun muassa sen muokattavuus ja mahdollisuus tehostaa prosesseja – sekä kustannustehokas hinta.

“Tajusin heti, että Wellbit voi auttaa meitä tehostamaan työtämme merkittävästi.”

Ajan säästö säästää myös kustannuksia

Seuraavaksi Keuruulla käynnistyy projekti, jossa yli 17 000 dokumenttia siirretään vanhasta järjestelmästä uuteen.

“Jos ihminen tekisi työn, aikaa kuluisi valtavasti ja inhimillisiä virheitä sattuisi väistämättä. DocuWare hoitaa työn hetkessä virheettömästi,” Lahti toteaa.

Ajan säästö tuo myös kustannussäästöjä. Lahti iloitsee siitäkin, että henkilöstön suhtautuminen järjestelmäuudistukseen on ollut poikkeuksellisen myönteistä.

“Tämä on ainut tietojärjestelmä, josta en ole kuullut meiltä sisäisesti yhtäkään soraääntä, päinvastoin. Sitä on jopa toivottu käyttöön niille osastoille, joilla se ei vielä ole käytössä,” Lahti kertoo.

Kunnilla on valtava määrä järjestelmiä

Keuruun kumppanina järjestelmäuudistuksessa toiminut Wellbit on toteuttanut vastaavia ratkaisuja useissa suomalaisissa kaupungeissa ja muissa organisaatioissa.

“Monella kunnalla on kasapäin vanhoja järjestelmiä. 10 000 asukkaan kaupungissa niitä voi olla jopa sata ja 20 000 asukkaan kaupungissa kaksi sataa”, kertoo Wellbitin toimitusjohtaja Erkki-Jussi Welling.

Hän tietää, että tiedon pirstaloituminen lukuisiin järjestelmiin hidastaa työtä ja hankaloittaa arkea.

“Kun kerron, että pystymme siirtämään organisaation kaiken datan yhteen järjestelmään, saan usein epäluuloisia katseita. Monelle on aidosti yllätys, kuinka paljon tiedonhallintaa voi yksinkertaistaa ja helpottaa.”