VAKE edelläkävijänä: Ajantasainen potilas- ja asiakasarkisto on pitkäjänteisen työn tulos

Vuoden 2023 alussa aloittaneet hyvinvointialueet perivät kunnilta laajan sosiaali- ja terveydenhuollon paperisen tietoaineiston, joka oli hajallaan kaupunginarkistoissa, terveysasemilla ja sairaaloissa. Asiakas- ja potilasasiakirjoihin tallennetaan asiakkaisiin ja potilaisiin ja heidän saamiinsa palveluihin liittyvät tiedot. Koska säilytettävien potilas- ja asiakastietoaineistojen määrä on valtakunnallisesti arviolta useita satoja hyllykilometriä, moni hyvinvointialue on tietoaineistojen siirtojen suunnittelussa vielä alkuvaiheessa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella tilanne on kuitenkin toinen, sillä pitkäjänteinen ja suunnitelmallinen työ aloitettiin jo kymmenen vuotta sitten. Kun hyvinvointialuevalmistelu alkoi, syntyi Vantaan kaupungilla vuonna 2016 tulevaisuudenkuva nykyaikaisesta päätearkistosta, jossa sosiaali- ja terveydenhuollon arkisto oli eriytetty omaksi arkistokseen.

“Olemme VAKEssa tyytyväisiä siihen, että arkistotiimimme huolellinen ja pitkäkestoinen työ on tuottanut tulosta: meillä on koko hyvinvointialueella yksi yhteinen päätearkisto ja saamme pian käyttöön myös sähköisen arkistointiratkaisun. Tämä takaa sen, että potilas- ja asiakastiedot ovat saatavilla, kun niitä tarvitaan. Ammattimainen arkistotyö varmistaa laadukkaan tietopalvelun sekä asiakkaiden oikeudet ja tietoturvan”, sanoo hallintojohtaja Riikka Rajahalme.

Osaava arkistotiimi tukee potilaiden ja asiakkaiden oikeuksia

Arkiston ylläpito ja lakisääteisiin tietopyyntöihin vastaaminen on erityisammattiosaamista vaativaa toimintaa. Asiakirjoja ylläpitävän rekisterinpitäjän on varmistettava asiakastietojen luottamuksellisuus, oikeellisuus, saatavuus ja turvallinen säilyttäminen.

VAKEn arkistotiimi toimii Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamo- ja arkistopalveluiden alaisuudessa. Tiimissä työskentelee arkistopalveluvastaava, arkistonhoitaja ja viisi arkistosihteeriä. Eri asiakirjasarjojen seulonta- ja järjestämistyötä on tehty arkistopalveluvastaavan ohjeistuksella.

"Vantaan kaupungin rakentamat ja VAKEn käyttöön siirtyneet nykyaikaiset ja asianmukaiset arkistotilat tuovat merkittävää kustannushyötyä VAKElle. Vuosia kestänyt arkiston järjestäminen ja aineistojen tallentaminen jatkossa sähköiseen muotoon lisäävät kustannustehokkuutta. Samalla toteutuvat potilaiden ja asiakkaiden hyödyt, edut ja oikeudet", kertoo arkistopalveluvastaava Sari Tonisson.

Arkistotiimin jäsenillä on pitkä kokemus arkistotyöstä, ja tiimin jäsenten pysyvyys on edesauttanut arkistotyön jatkuvuudessa. Seuraavan 1–2 vuoden ajan on tarkoitus jatkaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedon analogisen arkiston järjestämistyötä hyvinvointialueen päätearkistossa ennen kuin kaikki aineisto tullaan saamaan lopulliseen muotoonsa. Tämän jälkeen on arkistossa tehtävän työn tarkoitus painottua nykyistä enemmän potilasasiakirjojen tallentamiseen XDS-arkistoon sähköiseen muotoon.