HUSin hankinta- ja kilpailutusmenettelyjen korjaus etenee

Hankintojen kilpailutuksissa ilmenneiden epäkohtien vuoksi HUS teki kesällä 2019 sisäisen selvityksen siitä, kuinka paljon sillä on ollut kilpailuttamattomia hankintalain kynnysarvon ylittäviä hankintoja ja muita hankintamenettelyn ulkopuolisia ostoja. Selvityksen tavoitteena oli epäkohtien mahdollisimman tarkka yksilöinti.  

Selvityksestä kävi ilmi, että kilpailuttamattomia hankintoja on ollut merkittävä määrä, ja HUS päätti välittömästi korjata hankinta- ja kilpailutusmenettelyjään.  

Hankintojen ongelmien laajuuden ja syvyyden selvittämiseksi HUS tilasi ulkopuolisen asiantuntijaorganisaation auditoimaan sen hankintojen tilan ja johtamisen prosessit syksyllä 2019. Auditoinnin perusteella laadittiin hankintamenettelyjen ja -johtamisen korjausohjelma, jota on lähdetty systemaattisesti edistämään. Uusinta-auditointi on parhaillaan käynnissä. 

Toimintatapojen muutokset 2019 ja 2020 

Siirtymä hajautetusta hankintamallista keskitettyyn malliin käynnistettiin jo alkuvuodesta 2019 keskittämällä hankintoja HUS Logistiikan yhteishankintayksikköön. Myös pienhankinnat siirtyivät HUS Logistiikkaan. 

Marraskuussa 2019 Logistiikan hankintojen vanha rakenne purettiin ja tilalle perustettiin seitsemän hankintakategoriaa sekä kilpailutustiimi. Muutoksella tuetaan hankintojen ennakoivaa suunnittelua ja parannetaan seurantaa.  

Hankintojen prosessikuvaukset ja toimintaohjeet päivitettiin keväällä 2020, jolloin valmistui myös uusi hankintojen pysyväisohje vastuiden selkeyttämiseksi. 

Vuoden 2020 alusta lähtien kaikki EU-hankintojen tarjouspyyntö- ja hankintapäätösluonnokset ovat käyneet läpi sisäisen juridisen tarkastuksen. Kategoriapäälliköt tekevät vastaavan tarkastelun kansallisille hankinnoille. 

Hankintoihin on rekrytoitu 10 uutta asiantuntijaa, ja hankintapalveluita on myös ostettu julkisiin hankintoihin erikoistuneilta toimistoilta kilpailutuksen tehostamiseksi.  

Kaikki hankintapäätökset tehdään sähköisesti, ja vuoden 2020 aikana on myös valmisteltu hankintojen johtamista ja seurantaa tukevan uuden tietojärjestelmän hankintaa.  

Tarkentunut kokonaiskuva ja kilpailutusten tilanne 

Alun perin täysin kilpailuttamattomia tuoteryhmiä tunnistettiin HUSin sisäisessä selvityksessä 73.  Näistä 22 on vielä kesken.  

Jatkoselvityksissä löydettiin kuitenkin lisää sellaisia tuoteryhmiä, joissa ostamista oli jatkettu sopimukseen mahdollisesti sisältyneen optiokauden jälkeen ilman uutta kilpailutusta. Maaliskuussa 2020 HUS päivitti arviotaan kilpailuttamattomien hankintojen määrästä: hankintoja on vuositasolla ollut noin 62 miljoonaa euroa aiemmin ilmoitetun ainakin 40 miljoonan sijaan. 

Syksyllä 2020 Markkinaoikeus päätti Kilpailu- ja kuluttajavirasto KKV:n esityksen pohjalta määrätä HUSin maksamaan yhteensä 160 000 euron suuruiset seuraamusmaksut neljän eri kilpailuttamattoman hankinnan vuoksi. Näistä kolme on kilpailutettu ja yksi kilpailutus on käynnissä.  

Kilpailuttamattomia tuoteryhmiä on edelleen HUSissa yli sata eli hankintoja on kilpailuttamatta noin 45 miljoonan euron arvosta. Näistä kuitenkin yli puolessa kilpailutus on jo käynnissä, ja Logistiikan laatiman hankintapäätösten ennustemallin mukaan HUS on päässyt eroon kilpailuttamattomista hankinnoista reilun vuoden kuluessa.  

HUSin vuosittainen hankintavolyymi on noin miljardi euroa. Hankintatarpeet ovat vaihtelevia ja niitä on paljon. Pelkästään vuonna 2020 on tunnistettu yli 500 hankintatarvetta, ja kilpailutuksia on vuoden aikana valmistunut yli 300 kappaletta. Valmistuneiden kilpailutusten määrä on jo nyt yli sata kappaletta enemmän kuin vuonna 2019. 

Koronavirusepidemian vaikutus 

Koronavirusepidemia ja siihen liittyvät globaalit saatavuushaasteet ovat työllistäneet hankintaa voimakkaasti. Erityisesti suojainhankinnat, suojainten jakelu sekä valtakunnalliset vastuut ovat vieneet paljon resursseja. Epidemian vuoksi HUS on joutunut tekemään vuonna 2020 yli 150 suorahankintapäätöstä.  

Hankintoja tullaan käsittelemään laajasti HUSin hallituksessa tammikuussa 2021. 

Lisätiedot: 

Toimitusjohtaja Juha Tuominen 

Yhteydenotot toimitusjohtajan assistentti Kaarina Heikinheimo, puh. 050 427 9861