ICT-kulut voivat jäädä yrityksessä pimentoon

Teknologiayritys Kopar pyysi konsulttiyritystä kartoittamaan IT-kulunsa, ja prosessin lopputuloksena ICT-talo meni vaihtoon. Edellinen toimija oli koettu hyväksi, mutta uudeksi ICT-taloksi valittu Elmo oli vertailussa huomattavasti kustannustehokkaampi ja palvelun laatu oli vakuuttava.

"Ei ole helppoa päättää pitkäaikainen yhteistyö, mutta kyseessä oli niin merkittävä säästö, että vaihto oli välttämätön. Vertasimme olemassa olevaa ja selvitimme, millaisia oleellisia säästöä olisi saavutettavissa ja tässä kohtaa ICT:n rooli kävi ilmeiseksi", Koparin talouspäällikkö Harri Peltola toteaa. 

Tekijöiden vaihtuvuus voi sekin olla piilokulu

Kopar valmistaa vaativien olosuhteiden materiaalinkäsittelyjärjestelmiä globaaleille markkinoille. Käytännössä ICT pyörittää noin 100 hengen organisaatiossa kaikkea: toimihenkilöillä on työpisteensä, asentajilla laitteensa ja lisäksi suunnittelu, dokumentointi ja datankeruu tapahtuvat tietotekniikan varassa.

Konsultointi ja kilpailutus oli tärkeää jo ymmärryksen kasvattamiseksi: Peltola sanoo suoraan, että oman, sisäisen ICT-osaajan puute on näkynyt vaikeutena arvioida ja seurata alan kehitystä riittävällä tarkkuudella. ICT-kokonaisuus on haluttu ulkoistaa, jotta Koparin tekijät voivat keskittyä omaan työhönsä.

"Se vaatii ICT-toimijalta vankkaa luotettavuutta ja kykyä puhua ymmärrettävästi. Kumppanin on oltava aktiivinen ja seurattava tilannettamme meidän puolestamme sekä kyettävä tarvittaessa reagoimaan. Tässä pidimme Elmon lupauksesta välttää jargonia." 

Toinen tärkeä seikka on tiimin pysyvyys. Jos tiimi vaihtuu, jää asiakkaan pallo herkästi ilmaan tai  palvelun laadussa tapahtuu notkahdus. Tämä tarkoittaa usein asiakkaalle myös lisää piilokuluja. Elmon kohdalla valintaa perusteli, että talossa oli tuttuja tekijöitä ja Koparin liiketoimintaa entuudestaan tuntevia. Lisäksi asiantuntijat viihtyvät talossa pitkään, mikä parantaa asiakaspalvelun laatua ja toimivuutta.

"Kehitystavoitteiden saavuttaminen on itselleni iso motivaatiotekijä työssäni. Pyrimme saamaan Elmon kanssa taustarutiinit toimimaan niin hyvin, että jää aikaa katsoa eteenpäin. Kvartaalitapaamiset pitävät tekemisen raiteillaan, mutta luotamme, että asioihimme myös reagoidaan arjessa proaktiivisesti", Peltola toteaa.     

Moni arastelee kilpailutusta suotta 

Elmo ei ICT-talona arastele puhua kilpailuttamisesta: päinvastoin Elmo suorastaan kannustaa siihen. Tavoitteena on murtaa ICT-palveluiden kilpailuttamiseen ja hankintaan liittyviä vanhentuneita uskomuksia ja tervehdyttää niin asiakas- kuin henkilöstökokemus.

"Kaikki ICT-toimijat joutuvat luomaan nahkansa yhä uudelleen, joskaan kaikilla ei toki ole nälkää tai tarvetta uudistua, jos liiketoiminta pyörii sillä, että asiakkailla on ongelmia ja niitä ratkaistaan. Me haluamme sen sijaan ehkäistä ongelmia ja kehittää asiakkaidemme liiketoimintaa ja siinä uskomme “The Elmo Way” -kulttuuriimme", toimitusjohtaja Janne Aaltonen sanoo.  

Elmon ICT-myytit ovat luettavissa sivulla: https://www.elmo.fi/blogi/myytteja-ict-palveluiden-kilpailuttamisesta/