Neljä kaupunkia kehitti yhteisen varhaiskasvatuksen tietojärjestelmän – nyt myös muut kunnat voivat ottaa sen käyttöönsä

eVaka on varhaiskasvatuksen järjestelmä, joka sujuvoittaa muun muassa päiväkotien hallintoa, laskutusta, henkilökunnan reaaliaikaisen läsnäolon seurantaa, viestintää ja lasten läsnäoloaikojen varausta. Järjestelmän ovat kehittäneet Espoon, Tampereen, Turun ja Oulun kaupungit. eVaka perustuu avoimeen lähdekoodiin eli se on maksutta tarjolla myös muille kunnille. Myös järjestelmän tulevat päivitykset ovat maksuttomia eikä järjestelmän käytöstä makseta lisenssimaksuja. 

”Kunnille tässä on mahdollisuus saada markkinoiden kattavin, edelleen kehittyvä sekä käyttökustannuksiltaan edullisin järjestelmä käyttöön”, tiivistää Espoon kaupungin digikehittämispäällikkö Harri Luttinen. 

Itse järjestelmä ei siis maksa mutta kukin kunta vastaa käyttöönottoprojektin ja tarvittavan IT-infrastruktuurin kuluista. Muun muassa Tampereen kahdeksan kehyskuntaa ovat päättäneet siirtyä eVakan käyttäjiksi. eVakasta kiinnostuneet kunnat saavat Kuntaliitosta perustietoa alkuvaiheen liikkeellelähtöä varten.  

”Muut kunnat pääsevät nyt nauttimaan kehittäjäkaupunkien investointien hedelmistä. Siirtymällä käyttämään eVakaa suuret kaupungit voivat säästää varhaiskasvatuksen järjestelmien lisenssimaksuissa satoja tuhansia euroja vuodessa”, kertoo tietohallintopäällikkö Arto Kahila Tampereen kaupungin tietohallinnosta. 

Kehittäjäkaupungit ovat investoineet järjestelmään 

Tähän mennessä eVaka-järjestelmän kehittämiseen on käytetty yhdeksän miljoonaa euroa, josta 3,4 miljoonaa on ollut valtiovarainministeriön rahoitusta. Kehittäjäkaupungit Espoo, Tampere, Turku ja Oulu ovat maksaneet loput kustannukset. Kaupungit ovat investoineet oman järjestelmän kehittämiseen, sillä markkinoilta ei löytynyt valmista järjestelmää, joka olisi yhdistänyt kaikki varhaiskasvatuksen tarpeet. Esimerkiksi Tampereella varhaiskasvatuksessa käytettiin ennen eVakaa kolmea eri järjestelmää. 

”Kun tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, on myös erilaisten hallinnollisten työprosessien automatisointi helpompaa. Tällöin työntekijöiden aikaa säästyy tärkeämpään työhön”, toteaa eVakan tuotepäällikkö Miia Latvala. 

Kehittäjäkaupungit pitävät myös tärkeänä sitä, että eVaka-järjestelmän ominaisuuksien jatkokehittäminen on kaupunkien omassa päätäntävallassa. Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupunkien tavoitteena on kehittää järjestelmää niin, että se palvelisi niitä seuraavat 10 vuotta. 

Parhaiden käytäntöjen valitsemista 

Laajat, kaupungin peruspalveluja koskevat järjestelmähankkeet eivät ole välttämättä helppoja toteuttaa. Myös eVakan kehittämisessä oli vaikeuksia hankkeen alussa vuonna 2019. Tuotepäällikkö Latvalan mukaan keskeistä onnistumisen kannalta oli päätös toteuttaa eVaka vaiheittain: ensimmäisessä versiossa ei ollut kaikkia mahdollisia ominaisuuksia, vain tärkeimmät. 

Jotta neljä kaupunkia on voineet ottaa yhtenäisen järjestelmän käyttöön, niiden on pitänyt yhtenäistää myös toimintatapojaan esimerkiksi laskutuksessa tai lasten läsnäolokirjausten tekemisessä. 

”Kaupungit ovat vertailleet kunkin kaupungin tapaa tehdä sama asia ja valinneet niistä fiksuimman tavan. Tämän jälkeen on vielä mietitty, voisiko toimintatapaa yksinkertaistaa entisestään ja sitten yhteinen tapa toteutettu eVakaan ja otettu kaupungeissa käyttöön”, kertoo Espoon varhaiskasvatuksen johtaja Virpi Mattila. 

”Jokainen kaupunki tietää, että jos jokin asia tehdään toisessa kaupungissa paremmin, pitää olla valmis oppimaan toisilta”, lisää Turun kaupungin varhaiskasvatuksen palvelualuejohtaja Vesa Kulmala. 

Nyt kunnat kehittävät eVakan kolmatta versiota, jossa muun muassa automatisoidaan talouden prosesseja ja kehitetään huoltajien ja päiväkodin välistä viestintää. 

”Oppeja eVakasta kannattaisi hyödyntää muissakin julkisen sektorin tietojärjestelmähankkeissa”, toteaa Espoon kaupungin tietohallintojohtaja Maarit Waskilampi-Kuikka.  

eVaka-järjestelmän aikajana 

• 2017–2020 Espoon kaupunki kehitti eVakan ensimmäisen version ja otti sen käyttöönsä. 
• 2020–2021 Valtiovarainministeriö myönsi Espoolle ja Tampereelle digitalisaation kannustinjärjestelmästä rahoitusta eVakan toisen version kehittämiseen.  
• 2022 Oulu ja Turku tulivat mukaan yhteiskehittämiseen. eVaka 2.0 käyttöön Tampereelle ja Ouluun. Järjestelmän kolmannen version kehittäminen alkoi. 
• 2023 eVaka käyttöön Turkuun. Tampereen kehyskunnat ovat tehneet päätöksen käyttöönottoprojektista.