Yrityksissä ja julkisella puolella pohditaan tilankäyttöä tulevaisuudessa. Koronapandemiavuodet aiheuttivat monilla aloilla digiloikan niin etätyön kuin palveluiden muodossa. Monessa organisaatiossa on hankittu vuosien aikana tiloja omaan taseeseen. Nopeat muutokset tilojen käyttöasteessa ovat saaneet organisaatiot harkitsemaan myös tilojen vuokraamista.

– Vielä on hyvin vaikea sanoa, että millaisia tiloja ja kuinka paljon niitä jatkossa tarvitaan. Tästä syystä kaupungeissa ja yritysmaailmassa etsitään mahdollisimman joustavia tilaratkaisuja, kuten vuokramalleja, jotka mahdollistavat nopean reagoinnin muuttuviin tilanteisiin, Kimmo Kurunmäki Raklista kertoo.

Yksi kiinnostavimmista vuokramalleista on Build to suit -malli, jossa julkinen tai yksityinen toimija vuokralaisen roolissa tekee rakennuttajan tai kiinteistösijoittajan eli vuokranantajan kanssa sopimuksen joko kokonaan uuden tai peruskorjattavan kohteen rakentamisesta tai korjaamisesta vuokraamista varten. Vuokramallin etuna vuokralaiselle on se, että vuokranantaja rahoittaa hankkeen ja että tila räätälöidään vuokralaisen tarpeisiin sopivaksi.

Toimiva omistamisen strategia katsoo pitkälle ja jättää varaa muutoksille

Rakli järjesti kevään aikana kehitysklinikan, jossa tarkasteltiin kuntien ja yritysten käyttämien tilojen hankintamalleja ja tilojen omistamisen strategiaa. Klinikan ennakkokyselyn perusteella perinteinen vuokraaminen ja rakennuttaminen omaan taseeseen ovat olleet tyypillisimmät hankintamallit, kun taas esimerkiksi jäsenyyspohjaista jakamista ei kukaan ollut käyttänyt.

– Organisaatioiden olemassa oleva kiinteistökanta, alueen markkinatilanne sekä palveluverkon pysyvät ja muuttuvat tarpeet sanelevat pitkälti sen, hankitaanko tiloja omaan taseeseen vai vuokraamalla ja miten tarpeettomaksi käyneistä tiloista luovutaan, Kurunmäki kertoo.

Omistamisen strategian keskiöön nousee tilankäyttäjän tarpeet ja asiakaslähtöisyys, millaisia koulurakennuksia kunnassa tarvitaan tai millainen käyttöaste toimistotilalle muodostuu.

–  Perinteinen ajattelumalli tähän asti on ollut, että esimerkiksi koulurakennukset rakennetaan tietyn oppilasmäärän mukaan ja ainoastaan koulukäyttöön. Tätä ajatusta tulee jatkossa haastaa, jotta tilat joustavat toiminnan ja muuttuvien tarpeiden mukaan, eikä päinvastoin. On tärkeää, että koulu nähdään ensi sijassa toimintana eikä rakennuksena, Kurunmäki jatkaa.

Lisäksi hyvän strategian piirteitä ovat muun muassa kokonaisvaltainen vastuullisuus ja organisaation sitoutuneisuus strategian toteuttamiseen. Klinikan tulosten mukaan omistamisen strategian tulee katsoa riittävän pitkälle tulevaisuuteen, mutta jättää samalla varaa tilatarpeiden muutoksille.

Raklin Tilatarpeet ja omistamisen strategia -klinikassa tuettiin organisaatioiden kiinteistö- ja toimitilastrategioiden päivittämistä ja strategisten linjausten tekemistä huomioiden muuttuva toimintaympäristö. Klinikassa koostettiin tilastrategian rakentamisen malli, jota organisaatiot voivat muokata ja täydentää omien lähtökohtiensa pohjalta. Klinikkaan osallistuivat Helsingin yliopisto, Kouvolan kaupunki, Lahden kaupunki, Porin kaupunki, Vaasan kaupunki, Tredu-Kiinteistöt ja VR-Yhtymä.