Toiminnantarkastustavat taloyhtiöissä vielä kirjavia

Toiminnantarkastus hakee muotoaan

Toiminnantarkastus on suhteellisen uusi ilmiö, ja tarkastuksia on tehty taloyhtiöissä vasta pari vuotta. Asunto-osakeyhtiölaissa määrätään toiminnantarkastuksen sisällöstä kovin yleisluontoisesti, eikä yhtenäistä toiminnantarkastustapaa ole vielä ehtinyt muodostua. ”Koska ohjeistus tarkastettavista asioista on puuttunut, toiminnantarkastajat ovat tehneet tarkastuksen kukin omalla tavallaan”, kertoo Matti Heinonen, juuri ilmestyneen Toiminnantarkastus – Näin se tehdään -oppaan kirjoittaja.

Toiminnantarkastaja ajautuu herkästi tarkastamaan epäolennaisia tai jopa vääriä asioita, jos hän ei ymmärrä tehtäviään ja rooliaan. Ylilyöntejäkin sattuu: tarkastaja voi päätyä esimerkiksi arvioimaan taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän päätösten onnistuneisuutta. Heinonen muistuttaa, että tämä ei kuulu toiminnantarkastajan tehtäviin. ”Tarkastajan tulisi keskittyä ainoastaan tarkastamaan, onko yhtiön johto noudattanut yhtiöjärjestystä ja asunto-osakeyhtiölakia.”

Tärkeintä ovat osakkaille olennaiset asiat ja kokonaiskuva yhtiöstä

Toiminnantarkastukseen on monesti aikaa vain pari viikkoa tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen. Tässä ajassa pitäisi ehtiä käymään läpi melkoinen pinkka tarkastettavaa aineistoa (mm. pöytäkirjat, tilinpäätös, kirjanpito). Aikapula yllättää, jos toiminnantarkastaja ei osaa organisoida aineiston läpikäyntiä tehokkaasti.

Heinonen neuvoo keskittymään toiminnantarkastuksessa olennaiseen eli asioihin, joilla on merkitystä taloyhtiön osakkaille. ”Kannattaa tarkastaa asiakirjoista, että taloyhtiön toimintaa on johdettu huolellisesti ja valvottu asianmukaisesti. Tärkeää on myös varmistaa, että osakkaita on kohdeltu tasapuolisesti ja että tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa on annettu osakkaiden kannalta riittävästi tietoa taloyhtiön toiminnasta ja taloudellisesta tilanteesta.”

Parhaimman kuvan taloyhtiön asioiden hoidosta toiminnantarkastaja saa tilinpäätösasiakirjoista, yhtiön kirjanpidon tulosteista ja tositeaineistosta.

Toiminnantarkastus – Näin se tehdään avuksi tarkastukseen

Mistä toiminnantarkastaja sitten saa tukea tarkastuksen suorittamiseen käytännössä? Mistä uusi toiminnantarkastaja tietää esimerkiksi sen, mitä asiakirjoja hänen kuuluu saada tarkastettavakseen? Heinosen Toiminnantarkastus – Näin se tehdään -kirja (Kiinteistöalan Kustannus Oy) tuo avun näihin ongelmiin.

Kirjassa käydään toiminnantarkastus läpi vaihe vaiheelta ja kerrotaan, mitä toiminnantarkastajan tulee kustakin aihealueesta ja asiakirjasta tarkastaa. Toiminnantarkastajaa autetaan myös erilaisten asiakirjojen tulkinnassa sekä opastetaan toiminnantarkastuskertomuksen laadinnassa. Kirjan erillisistä tarkistuslistoista toiminnantarkastaja voi varmistaa, että olennaiset asiat on varmasti tullut käytyä läpi. Tarkistuslistat ovat tulostettavissa myös maksutta Kiinteistöalan Kustannus Oy:n nettisivuilta.

Heinonen sai idean kirjaan huomatessaan, ettei toiminnantarkastajille ollut vielä tehty opasta siitä, millaisin kriteerein taloyhtiön hallinnon ja talouden hoitoa sekä tilinpäätöksen asianmukaisuutta voi arvioida. ”Kirja opastaa toiminnantarkastajaa tekemään tarkastuksen siten, että tarkastustyöhön käytetty aika pysyy kohtuuden rajoissa ja oleelliset asiat tulevat silti tarkastettua”, hän lupaa.

Toiminnantarkastus – Näin se tehdään ilmestyi 9.4.2013.