Yleisötapahtumien ilmoitukset lähetetään viranomaisille yhä useammin liian myöhään – turvaa tapahtumasi olemalla ajoissa

Keski-Suomessa viranomaiset ovat tänä keväänä huomanneet, että tapahtuman järjestämiseksi vaadittavat asiakirjat saapuvat käsittelyyn enenevissä määrin myöhässä. Joissakin tapauksissa vaadittavia lupia ei ole haettu lainkaan.

Myöhästyneet tai tekemättä jääneet lupa-asiat tulevat viranomaiselle ilmi muun muassa silloin, kun tapahtumaa mainostetaan. Esimerkiksi pelastussuunnitelma on tärkeä osa tapahtuman kokonaisturvallisuutta.

– Pelastussuunnitelman tarkoitus on nimensä mukaisesti saada tapahtumanjärjestäjä suunnittelemaan ja huomioimaan tapahtuman turvallisuustekijöitä. Kyse ei ole vain asiakirjan täyttämisestä, vaan riskien tunnistamisesta ja ennaltaehkäisystä. Siksi, jos pelastussuunnitelmaa ei toimita pelastusviranomaiselle, voi saada sakon pelastusrikkomuksesta, kertoo palotarkastaja Eetu Heiskanen Keski-Suomen pelastuslaitokselta.

Ilmoitus viimeistään viisi vuorokautta ja suunnitelma 14 vuorokautta ennen tapahtumaa

Yleisötilaisuuden järjestäjän on tehtävä poliisille ilmoitus tapahtumasta. Jotta poliisi voi toteuttaa sille kuuluvia tehtäviä, poliisin täytyy tietää mitä, missä ja milloin tapahtuu.

– Poliisi ottaa ilmoituksen mielellään vastaan, vaikka kaikki tapahtuman yksityiskohdat eivät olisi vielä järjestäjän tiedossa. Lisätietoja ja täydentäviä liitteitä voi toimittaa ensimmäisen ilmoituksen jälkeenkin. Edes pelastuslaitoksen lausuntoa pelastussuunnitelmaan ei tarvitse jäädä odottelemaan, vaan ilmoitus poliisille kannattaa tehdä pikimmiten, kertoo komisario Jarno Reini Sisä-Suomen poliisista.

Pelastussuunnitelma puolestaan toimitetaan pelastuslaitokselle. Tilaisuuden järjestäjän on laadittava pelastussuunnitelma yleisötilaisuuteen, johon osallistuu samanaikaisesti vähintään kaksisataa ihmistä.  

– Vaikka henkilömäärä ei täyttyisikään, pelastussuunnitelma täytyy tehdä, jos tapahtumaan sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvallisuusriski. Tällaisia riskejä voi olla esimerkiksi tapahtumissa, joissa käytetään avotulta, ilotulitteita tai pyrotekniikkaa, Heiskanen listaa.

Ilmoitus poliisille on tehtävä vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa ja pelastussuunnitelma on toimitettava pelastuslaitokselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa.

– Lisäksi yleisötilaisuuksiin saattaa liittyä muitakin lupa-asioita, joista järjestäjän pitää tehdä ilmoitus eri viranomaisille. Näitä ovat esimerkiksi kaupungille tai kunnalle tehtävä meluilmoitus ja maankäyttölupa sekä Lupa- ja valvontavirastolta haettava anniskelulupa, Reini muistuttaa.

Myöhässä palautetut asiakirjat voivat ruuhkauttaa palvelua

Poliisi ja pelastusviranomainen käsittelevät kesällä viikoittain kymmeniä ilmoituksia ja suunnitelmia: viime vuonna touko–elokuun aikana pelkästään Keski-Suomessa poliisille tehtiin 457 tapahtumailmoitusta ja pelastuslaitos käsitteli 281 pelastussuunnitelmaa. Myöhässä toimitetut asiakirjat ruuhkauttavat käsittelyä ja vievät ohjausaikaa heiltä, jotka ovat olleet ajoissa liikkeellä.

Jos suunnitelman ja ilmoituksen kanssa on myöhässä liikkeellä ja asiakirjat tehdään kiireessä, on tapahtuman turvallisuuden suunnittelukin pääsääntöisesti puutteellista. Puutteellisista asiakirjoista ei myöskään muodostu viranomaiselle selkeää kuvaa tapahtumasta eikä päätöstä tai lausuntoa voida tehdä niiden pohjalta.

Asiakirjat helposti verkossa

Poliisille tehtävän tapahtumailmoituksen voi tehdä kätevästi verkkoasioinnin kautta lähetettävällä lomakkeella. Neuvontaa on tarjolla sähköpostitse osoitteesta turvallisuushallinto.sisa-suomi(at)poliisi.fi.

Pelastussuunnitelmapohjan voi ladata pelastustoimen verkkosivuilta. Keski-Suomessa pelastussuunnitelma tulee toimittaa sähköpostiosoitteeseen riskienhallinta.ks(at)pelastustoimi.fi. Samasta sähköpostiosoitteesta saa myös neuvontaa pelastussuunnitelman täyttöön.