Paperi ei kadonnut digiloikassa – tekoälyaika tekee tiedon hallinnasta entistä tärkeämpää

Suomessa viranomaisposti muuttui 14.4.2026 alkaen ensisijaisesti digitaaliseksi täysi-ikäisille, jotka asioivat viranomaisten sähköisissä palveluissa. Muutos on merkittävä, mutta paperi ei kadonnut. Ne, jotka eivät käytä sähköisiä viranomaispalveluja, saavat postinsa edelleen paperisena, ja sähköiseen postiin siirtynytkin voi halutessaan palata paperipostin vastaanottajaksi.

Muutos kuvaa hyvin digitalisaation todellisuutta myös yrityksissä. Uusi ei aina korvaa vanhaa yhdelläkertaa. Fyysisiä asiakirjoja, digitaalisia aineistoja, uusia järjestelmiä ja vuosien aikana syntyneitä arkistoja joudutaan hallitsemaan rinnakkain. 

Tekoälyn nopea käyttöönotto tuo tähän nyt uuden kerroksen. Yrityksille ei enää riitä, että tieto muutetaan digitaaliseen muotoon ja tallennetaan. Yhä tärkeämmäksi nousee kysymys siitä, mitä tietoa organisaatiolla on, missä se sijaitsee, kuka sitä saa käyttää ja miten siitä voidaan turvallisesti tuottaa uutta arvoa tekoälyn avulla.

Kysymys on ajankohtainen myös sääntelyn näkökulmasta. EU:n tekoälyasetuksen eli AI Actin toimeenpano eteni elokuussa 2026 uuteen vaiheeseen. Tekoälyn käyttöönotto ei siksi ole yrityksille enää vain teknologiavalinta, vaan samalla tiedonhallinnan, tietosuojan, riskienhallinnan ja johtamisen kysymys. Pitää oppia tekemään uudella tavalla ja mistä yrityksen kannattaa rakentaa tulevaisuuden liiketoimintansa?

HELLISI – Ajattelun voima johtamisessa tarkastelee tätä muutosta Valoron kautta kahdesta eri näkökulmasta.

Kirjan oppimisen luvussa katse on Valoron yrittäjä Anssi Kuosmasessa. Pitkä työura ja vahva kaupallinen osaaminen eivät kadonneet yrittäjäksi siirtyessä, mutta toimintaympäristön muutos vaati opettelemaan uudenlaisia tapoja rakentaa näkyvyyttä, luottamusta ja asiakassuhteita. Oppiminen ei tarkoittanut aikaisemman osaamisen hylkäämistä vaan sen sovittamista uuteen ympäristöön.

Strategialuvussa samaa yritystä tarkastellaan yrittäjä Kimmo Kakon näkökulmasta. Valoron kasvussa keskeiseksi valinnaksi muodostui se, ettei yritystä rakennettu vain yksittäisten digitointiprojektien varaan. Digitoinnin rinnalle kehitettiin jatkuvampaa arkistopalvelua, joka muutti sekä asiakassuhteen että liiketoiminnan rakennetta.

Nyt sama strateginen kysymys on Valorossa noussut uudelleen esiin tekoälyn murroksessa. Arkistointi ja digitointi muodostavat edelleen liiketoiminnan perustan, mutta niiden päälle rakennetaan seuraavaa kasvukerrosta: tapoja, joilla asiakkaiden olemassa olevaa tietoa voidaan jalostaa tekoälyn avulla paremmin hyödynnettäväksi ja siitä voidaan tuottaa uutta liiketoiminta-arvoa.

– Tekoäly ei poista vanhaa tietoa eikä tee tiedonhallinnasta tarpeetonta. Oikeastaan käy päinvastoin. Mitä enemmän tekoälyä käytetään, sitä tärkeämpää on tietää, mitä dataa yrityksellä on, missä se sijaitsee, kuka sitä saa käyttää ja miten siitä voidaan turvallisesti luoda liiketoiminta-arvoa, Kimmo Kakko sanoo.

Molempia tarinoita yhdistää sama ajatus. Muutos ei ratkea pelkästään ottamalla käyttöön jotakin uutta. Samalla täytyy päättää, mikä vanhasta säilytetään, mitä tehdään toisin ja mihin rajalliset resurssit käytetään.

– Muutospuheessa syntyy helposti kuva, että uusi maailma vain korvaa vanhan. Todellisuudessa yritykset joutuvat usein johtamaan molempia yhtä aikaa. Valoron tarinassa tämä näkyy kahdella tasolla: ihmisen on uskallettava oppia uudelleen ja yrityksen uskallettava valita, minkä varaan seuraava kasvuvaihe rakennetaan, Jessica Juhola sanoo.

Kolme havaintoa Valoro-caseista

• Uusi osaaminen rakentuu vanhan päälle. Muuttuva markkina ei tee aikaisemmasta kokemuksesta arvotonta, mutta se voi pakottaa muuttamaan tapaa, jolla osaamista käytetään.
• Digitalisaatio ja tekoäly vaativat myös rajauksia. Kaikkea vanhaa ei tarvitse säilyttää eikä kaikkea uutta ottaa käyttöön. Tekoälyn aikakaudella yrityksen on lisäksi tunnistettava, mitä tietoa voidaan hyödyntää, mihin tarkoitukseen ja millä ehdoilla.
• Strategia ei pääty edelliseen onnistumiseen. Valorossa digitoinnin rinnalle rakennettiin jatkuvaa arkistoliiketoimintaa. Nyt yhtiö tarkastelee seuraavaa kasvukerrosta: miten asiakkaiden olemassa olevasta tiedosta voidaan tuottaa tekoälyn avulla uutta liiketoiminta-arvoa turvallisesti ja hallitusti.
  
  

Kirjasta
HELLISI – Ajattelun voima johtamisessa on kerronnallinen ja käytännönläheinen tietokirja johtamisesta, työstä ja kannattavasta kasvusta. Kirjan seitsemän teemaa – harmonia, empatia, johtajuus, oppiminen, inspiraatio, strategia ja innovaatio – muodostavat ajatuskehikon, jonka avulla organisaatio voi tunnistaa, missä ajattelu, toiminta tai kasvu katkeaa.

Jessica Juhola on yrittäjä, johtaja ja HELLISI-ajatuskehikon kehittäjä, jolla on yli 20 vuoden kokemus johtamisesta ja kasvun rakentamisesta.

Valoro Oy lyhyesti
Valoro Oy on suomalainen tiedonhallinnan asiantuntijayritys. Yhtiö auttaa organisaatioita hallitsemaan, digitoimaan ja hyödyntämään fyysistä ja digitaalista tietoa. Valoro kehittää parhaillaan myös tekoälyavusteisia tapoja jalostaa asiakkaiden olemassa olevasta datasta uutta liiketoiminta-arvoa.

Teos: HELLISI – Ajattelun voima johtamisessa
Kirjoittaja: Jessica Juhola
Julkaisija: HELLISI Books
Ilmestyy: 22.10.2026
ISBN, pehmeäkantinen: 9789526599601
Kirjan verkkosivu: hellisi.fi/books

Lisätiedot, kuvat ja arvostelukappaleet:
Jessica Juhola, HELLISI Books
jessica@hellisi.fi
+358 50 464 8895