Taloushallinnon kulmakivi: tuloksen ja kassan korrelaatio

Esimerkiksi 11 kuukautta tilikaudesta voi mennä hyvällä tuloksella, kunnes tulee tilinpäätös. Sitten tulee yllätys, ollaankin miinuksella. Tämä ei ole kovinkaan harvinaista. Miten tähän melko tavalliseen tilanteeseen päädytään?

Yleisin syy "miinusyllätykselle" on, että kuluja ei jaksoteta. Voi olla, että poistot, lomapalkkavaraukset tai jopa varastonmuutokset kirjataan vasta tilinpäätökseen.

Joissakin tapauksissa tiedetään *alaskirjauksen tarve, mutta kirjaaminen on "unohtunut" tahallaan tai tahattomasti pitkin vuotta. Kun tilinpäätöksen aika on, laiminlyönti kostautuu.

*Alaskirjaus eli arvon alennus tarkoittaa omaisuuserän tasearvon pienentämistä.

Juurisyynä kommunikaatio

Pohjimmiltaan tässä tilanteessa on kyse kommunikaation puutteesta.Talousosasto, oma tai ulkoistettu, varmasti osaa jaksottaa kulut, sillä taloushallinnon järjestelmät hoitavat sen lähes automaattisesti.

Usein kulut jäävät muun tärkeämmän jalkoihin, eikä kukaan ole pyytänyt jaksottamista erikseen. Se on siis jäänyt tekemättä.

Tämä ei ole mikään pikku pulma - vaan aivan oikea taloushallinnon haaste. En haluaisin ennustaa ikäviä asioita, mutta näyttää siltä, että ongelma on yleistymään päin.

Ottaako kukaan kokonaisvastuuta?

Taloushallinnon kannalta ongelma on usein siinä, että taloushallinto koetaan lainsäädännölliseksi pakkopullaksi, vaikka taloushallinnon taitaminen on avain yrityksen vaurastumiseen.

Kaksi esimerkkiä:

1. Miten jaksotukset vaikuttavat?

Otetaan esimerkki varastoarvonmuutoksesta. Yrityksen liikevaihto on kuukaudessa miljoona euroa. Tavaraa ostetaan sisään toimittajilta 300 000 eurolla ja varastosta myydään tavaraa 200 000 eurolla. Yrityksen kate on siis 500 000 euroa. Mutta, jos kirjanpidossa on varastonmuutos kirjaamatta niin tuo 200 000 euron varastosta myynti ei näy kuluina. Kirjanpito näyttääkin katteeksi 700 000 euroa. Tässä tilanteessa yritys voi tehdä isojakin virhepäätöksiä, jos katsoo vain kirjanpidon katteita. Pahin mitä voi tehdä, on ryhtyä innokkaasti investoimaan em. taloustietojen pohjalta, jotka eivät ole reaaliaikaisia eikä realistisia.

Ratkaisu pattitilanteeseen on jaksotus. Kokemuksesta tiedän, että asiakkaalle kannattaa kertoa miksi ja miten se tehdään. Näin yrityksen johto näkee realistisen taloustilanteen.

2. Kassa ja kassavirran hallinta

Toinen keskeinen teema on kassa ja kassavirran hallinta. Yrityksen katteet ovat terveet ja tulos on hyvällä tasolla. Myyntisaatavia seurataan hyvin ja maksumuistutukset lähtevät ajoissa. Ostoissakin painotetaan maksuaikaa, mutta kuitenkin kassa on tiukalla.

Yllättävän monet PK-yritykset ovat tässä tilanteessa. Yleensä ne myös tietävät, että ongelma varmaankin liittyy varastoon. Monissa PK-yrityksissä varaston ostot jakautuvat useammalle henkilölle esimerkiksi tuoteryhmien perusteella.

Kukaan ei kuitenkaan seuraa kokonaisuutta ja paljonko rahaa varastoon sitoutuu. Kun varastoa ei kukaan aktiivisesti hallitse, sinne kertyy tavaraa, joka ei sieltä liiku. Jos yrityksen ostot vuositasolla ovat kahden miljoonan euron luokkaa, varastossa on tavaraa saman verran, niin periaatteessa varaston pitäisi riittää vuodeksi.

Harvemmin kuitenkaan niin on, ostoja joudutaan kuitenkin tekemään jatkuvasti. Olisi hyvä tiedostaa, että runsas liikkumaton varasto sitoo paljon rahaa.

Tähänkin pulmaan löytyy tarvittavat analyysit ja toimenpiteet. On hyvä kuitenkin muistaa, että varastossa oleva tavara on jo maksettu ja rahat ovat lähteneet tililtä. Jos tavara on maannut varastossa vuositolkulla, on järkevää myydä se vaikka tuntuvalla alennuksella. Siten saadaan rahaa kassaan.

Talousasioiden lääkärintarkastus

Talouden kumppanin arvo mitataankin sillä, miten hyvin hän siirtää taitonsa asiakkaan iloksi käytännön tasolla. Valitettavan usein yrityksen johto tiedostaa, että jotain pitäisi tehdä, mutta kukaan ei tee mitään.

Talouden kumppani voi tarvittaessa kääriä hihat ja ryhtyä toimimaan. Me täällä Profimassa toimimme näin. Emme jää sivusta katsomaan - vaan haluamme olla aktiivinen talouden kumppani, joka tukee asiakkaittemme liiketoimintaa niin huonoina kuin hyvinäkin päivinä.

Jos talous ei kehity suotuisaan suuntaan tai tulee "kummallisia" yllätyksiä tuloksessa, silloin on paikallaan niin sanottu "lääkärintarkastus", jossa perehdytään yrityksen talouden prosesseihin.

Testaa hallitsetko talouden peruskäsitteet?

Talous - kirjanpito - kassavirta

Tarinoita taloudesta kirjoittaja

Lars Hästö,
Profima Finance Oy:n partner