Taloyhtiön yhtiökokoukset turvallisesti myös korona-aikaan – käytännön vinkit

Koska koronatilanne kesän suvantovaiheen jälkeen on huonontunut, on syytä erittäin tarkkaan huomioida kaikki tartuntoja estävät varotoimet tulevissa kokouksissa.

Taloyhtiöllä on useita eri vaihtoehtoja kokoukseen osallistumisen järjestämiseksi. Varsinainen fyysinen kokouspaikka tulee järjestää kaikissa kolmessa ensimmäisessä tapauksessa, mutta osallistujamäärän rajaamiseksi ja esimerkiksi riskiryhmien suojelemiseksi voi valita myös muun tavan osallistua.

1. Kokoukseen osallistuminen paikan päällä

Kokoustilan tulee olla riittävän väljä, jotta turvaetäisyydet voidaan varmistaa. Sairaat tai tartuntaa epäilevät tulee ohjeistaa jäämään kokouksesta pois ja mahdollisesti antamaan valtakirja toiselle osallistujalle. Paikan päälle tuleville on hyvä hankkia suojamaskit sekä riittävästi käsidesiä.

2. Osallistuminen etänä

On suositeltavaa, että vallitsevassa tilanteessa osakas voisi osallistua kokoukseen myös etänä. Tällöin järjestelyissä on hyvä varata riittävästi aikaa ennen kokousta tehtävään tekniikan testaukseen sekä osallistujien opastukseen. Etäosallistuminen voidaan järjestää myös puhelimitse tai videoyhteydellä, jos teknistä kokousalustaa ei ole käytettävissä.

Etäosallistuminen on hyvä myös jatkossa ottaa yhdeksi vaihtoehdoksi kokoukseen osallistumiseen.

3. Kirjallinen ennakko-osallistuminen

Osakkaalle voidaan antaa mahdollisuus lausua mielipiteensä kokouksen kaikista päätöskohdista ennakkoon toimitettavalla osallistumislomakkeella. Tähän tulee varata riittävästi vastausaikaa ja useampia tapoja toimittaa vastaukset isännöitsijälle.

Käytännössä ennakko-osallistuminen toteutetaan esimerkiksi niin, että osakas saa kokouksen pöytäkirjaluonnoksen, jossa on näkyvillä hallituksen esitykset päätöksistä. Osakas voi tämän pohjalta antaa kunkin päätöskohdan osalta äänensä puolesta tai vastaan.

4. Päätöksenteko yhtiökokousta pitämättä

Tämä päätöksentekomuoto voi tulla kyseeseen vain, kun kaikki osakkeenomistajat ovat yksimielisiä ensinnäkin siitä, että asiasta päätetään yhtiökokousta pitämättä, ja toiseksi yksimielisiä varsinaisen päätöksen sisällöstä. Kaikkien osakkaiden tulee osallistua päätöksentekoon. Erillistä kokoustapahtumaa ei tarvitse pitää, vaan päätökset kirjataan yksimielisinä pöytäkirjaan. Tämä ”kokoustamistapa” on mahdollista pienissä yhtiöissä, tai kun kyseessä on yksi yksittäinen asia.

”Osallistumistapoja taloyhtiön yhtiökokoukseen on siis monia. On hienoa huomata, että koronaepidemian myötä uusia osallistumistapoja on alettu ottaa käyttöön ja osakkaiden kyky käyttää digitaalisia välineitä on kasvanut. Myös osallistumisaktiivisuus on lisääntynyt”, kommentoi Kiinteistöliitto Uusimaan toiminnanjohtaja Mika Heikkilä.

”Yhtiökokouksen päätökset ovat tärkeitä taloyhtiön toiminnan pyörittämiseksi. Ilman päätöksiä ei esimerkiksi korjaushankkeita voida aloittaa. Koska terveysriskit kasvavat kokoontuessa, on hyvä, että osakkaille annetaan vaihtoehtoisia osallistumistapoja, kuitenkaan tekemättä yhtiökokouksesta liian monimutkaista”, jatkaa Heikkilä.