Tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuri luo kustannustehokkuutta 

Länsirannikon Koulutus Oy WinNova järjestää toisen asteen ammatillista perus-, lisä- ja täydennyskoulutusta, oppisopimuskoulutusta sekä muuta ammatillista koulutusta. 

Rantalan vastuulla on 2500 työasemaa, noin 100 palvelinta noin 150 kilometrin matkalla. Henkilökuntaa on viitisensataa. Opiskelijoita on 4500 ja kaksi kampusta. Jokaisella on omat tietojärjestelmät ja työasemat. 

- Toinen suuri kokonaisuus on tiedolla johtaminen, kuvaa työtään tietohallintopäällikkö Markku Rantala.

Rantalan apuna hänen johtamassaan tiimissä on myös koodareita.
- Syyttävät minua, että tuon uusia järjestelmiä ja toimintatapoja taloon. Mutta väittäisin, että minähän vain kerron kuinka asiat liittyvät toisiinsa. 

Kyse on yksinkertaistetusti tietohallintojärjestelmien kokonaisarkkitehtuurista. Kuulostaa monimutkaiselta, sitä se ei suinkaan ole.
- Päinvastoin, sillä kyse on päällekkäisyyksien poistamisesta ja kustannustehokkuuden saavuttamisesta, sanoo 40 vuotta alalla toiminut tietojärjestelmien muutoksentekijä.

itslearning on kirjanpitotyökalu, rooli ja työstökone

itslearning on WinNovassa käytetty oppimisohjaustyökalu, tiedonhallintajärjestelmä tai oppimisympäristö, millä nimellä sitä halutaankaan kutsua. Se on Rantalalle myös ikään kuin kirjanpitotyökalu, joka synkronoituu oppilaitoksen kokonaisuuden kanssa. Voisi myös esittää vertauksen, että tiedonhallinta-nimisessä näytelmässä Itsillä on merkittävä rooli.

- Taustani on konepajateollisuudessa. Siellä puhutaan raaka-aineesta, joka kulkee vaikkapa sorvilta jyrsimelle. Sama kappale kulkee laitteesta toiselle. Meillä on kokonaissuunnitelma, miten se työstetään valmiiksi tuotteeksi.

Rantala kertoo esimerkin:
- Kun meillä on raaka-aine, suunnastaan epätietoinen nuori, ja tarkoitus on tehdä hänestä ammattilainen. Häntä kuljetetaan eri vaiheiden kautta kohti valmistumista. Meillä täytyy olla hyvin hanskassa tieto, miten häntä kuljetetaan ja miten hän kulkee reitin mahdollisimman nopeasti ja edullisesti.
Hänen on täytettävä lopputarkastuksen vaatimukset, joita ovat koesuoritukset ja näyttökokeet. Tämä on tiedon kokonaishallintaa. 

- Tässä käytämme erilaisia koneita, joista Its on yksi meidän työstökoneista, heittelee tietohallintopäällikkö.

Varma kumppani

- itslearning mahdollistaa yhteydenpidon tietovarastomme kanssa. Meillä on hyvin keskitetty tiedonhallinto, jossa on kuvattu tarkasti miten asiat liittyvät toisiinsa. Siinä toisiinsa liittymisen keskiössä on opiskelijan oppimisen tarve, joka on tuotteistettu osaamiskokonaisuuksiin. 

WinNovan koodarit ovat integroineet tiedon itslearning-järjestelmään. Opiskelija ja opettaja ovat jatkuvasti yhteydessä tietoon, jota opetetaan. Its tuli taloon luomaan vapautta. Tosin oli muitakin valintakriteereitä.

Itslearning-organisaatio on Euroopan suurimpia toimijoita omalla alallaan. Rantalan mielestä on ajateltava kaukonäköisesti, mikä järjestelmä on olemassa ja kehittyy vielä viidenkin vuoden päästä.
- On oltava kumppani, josta voimme olla varmoja, että se on silloin vielä markkinoilla ja sillä on oltava voimaa tuotekehitykseen ja halua integroitua meidän järjestelmiimme. 

Päällekkäisyydet pois

Jokainen opiskelija haastatellaan, kun hän tulee taloon. Haastattelussa haetaan se osaamisen osa-alue, joka häneltä puuttuu.  Opiskelijalla on osaamisen tarve, joka määritellään kansallisesti tutkintojen perusteissa, mitä pitää osata, jotta voisi kutsua itseä vaikkapa maalariksi. 

Ennen jokainen kävi kolmen vuoden opiskelutuutin läpi, vaikka hänellä jo oli osaamista tietyiltä osa-alueilta.
- Tämä on resurssien tuhlausta. Moni tulee taloon aikuisena ja melkoisella osaamisella varustettuna. Ei tarvitse opiskella asioita, jotka jo osaa, kunhan näyttää osaamisensa, tiivistää Rantala.

Taloushallinto on tiedonhallinnan kokonaisarkkitehtuurin kulmakivi. Opettajille täytyy maksaa palkat, komea kampus maksaa. Koulutuksella on hintansa. Itsin/tietovaraston ansiosta nähdään, miten kulut korreloivat opetuksen tarvetta ja mitkä ovat realistiset kulut. Näin voidaan karsia päällekkäisyydet ja tehdä opetuksesta järkevää.
- Opiskelijoilla voi olla eri tavoite, mutta heidän on hallittava sama osaamiskokonaisuus tai päinvastoin. Jos emme hallitse kokonaisuutta kuluineen, emme saavuta kustannustehokkuutta.

Tietohallintafilosofiaa

Winnovalainen filosofia on, että tuotteet eivät ole koulutussisältöjä vaan oppiminen. Se tuo valinnan vapautta niin opettajalle kuin oppilaallekin, mutta myös vastuuta.
- Meillä on tarjotinmalli, josta opiskelija valitsee asioita, joita hän tarvitsee. Tarve määräytyy tavoitteista, jotka ovat yksilölliset.

WinNovassa toimitaan lean-organisaation hengessä, itseohjautuvasti. Se karsii päällekkäisyydet. Jos asia on jo kertaalleen tehty, sen voi hyödyntää uudestaan. Pyörää ei tarvitse keksiä tuplasti tai triplasti. 

Rantala uskoo, että ihminen pystyy organisoitumaan vapaaehtoisesti käyttämällä omia hoksottimiaan, eikä häntä tarvitse käskyttää. Kun omatoimisuuteen kannustetaan, myös tiedonsaannin pitää olla avointa, eikä sitä pihdata. Näin toimimalla opiskelijat ja opettajat voivat aloittaa työn ilman käskyä, aivan oma-aloitteisesti. Se tuotantotehokas tapa toimia.

- Kokonaistehokkuus vaati kokonaisuuden hallintaa. Käytännössä te tapahtuu tietojärjestelmien avulla. Tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuri on sitä, miten asiat liittyvät toisiinsa. Ja sen päälle tehdään vasta tietojärjestelmä. Tässä on vissi ero, summaa Rantala. 

Hän lisää, että WinNovassa laitettiin Itsiin ensin kaikille pakolliset yto-aineet. Sen jälkeen sinne laitetaan ammatilliset opinnot. Nyt Its on ollut talossa toista vuotta. Tavoite on, että vuonna 2020 kaikki opetusmateriaali on siellä. Toinen tavoite on, että virtuaalinen opetus on puolet opetuksesta, ilman lähiopetusta. Tässä muutoksessa Itsin rooli merkittävä. 

Lisätietoja: 

itslearning
Karita Nurmela

Inside Sales & Marketing
 +358 40 5274278
skype:karita.nurmela_1
karita.nurmela@itslearning.com