Kiinteistömedia Oy

Yhtiökokous onnistuu myös etänä

Jaa
Kevät on vilkasta yhtiökokousten aikaa taloyhtiöissä, mutta tänä keväänä fyysisiä kokouksia ei ole kokoontumisrajoitusten vuoksi voitu järjestää. Ratkaisuina ovat olleet kokouksen siirtäminen odottamaan parempia aikoja ja kokouksen järjestäminen etäyhteyksin. Nyt kun etäkokoustamisen makuun on monessa taloyhtiössä päästy ja perusasiat opeteltu, on hyvä tilaisuus ottaa etäosallistuminen pysyväksi osaksi taloyhtiökokoustamisen keinovalikoimaa. Etäkokouksen järjestämisessä opastaa uusi Etäkokoukset taloyhtiössä -kirja (Kiinteistöalan Kustannus).

Etäosallistumisen edellytykset

Etäosallistumiseksi voidaan kutsua sekä etukäteen annettua kannanottoa sähköpostitse tai postitse taikka nimenomaista etäyhteydellä osallistumista yhtiökokoukseen. Etäosallistuminen on sopiva vaihtoehto varsinkin silloin, kun taloyhtiössä ei ole meneillään suuria riitoja tai kun ei jouduta päättämään isoista korjaushankkeista. Parhaiten etäosallistuminen mallina sopii tavanomaisen, varsinaisen yhtiökokouksen läpivientiin tai pienehköjen asioiden käsittelyyn ylimääräisessä yhtiökokouksessa.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön yhtiökokousta ei voida järjestää siten, että ainoa osallistumiskanava olisi etäyhteys. Fyysinen kokouspaikka on aina järjestettävä, ja sähköposti-, posti- ja/tai etäosallistuminen ovat fyysisen osallistumisen rinnalla vaihtoehtoisia keinoja osallistua yhtiökokoukseen.

”Toki tietyissä olosuhteissa, kuten tänä keväänä, on syytä vahvasti suositella etäosallistumista, ja näin on taloyhtiöissä toimittukin”, toteaa lakimies Kirsi Ruutu taloyhtiöiden asiantuntijapalveluita tarjoavasta Kirsi Ruutu Oy:stä. Ruutu on ollut mukana kirjoittamassa tänään ilmestyvää kirjaa Etäkokoukset taloyhtiössä - järjestä, osallistu, vaikuta (Kiinteistöalan Kustannus).

Etäosallistumismahdollisuudesta voidaan määrätä jo yhtiöjärjestyksessä. Tällöin mahdollisuus koskee kaikkia kokouksia, joissa tätä mahdollisuutta halutaan käyttää. Myös hallitus voi yleensä tehdä päätöksen etäosallistumismahdollisuuksien käyttöönotosta yhtiökokouksessa. Hallituksen päätös koskee aina yhtä kokousta kerrallaan.

Järjestäminen ja osallistuminen ei jää enää kiinni tekniikasta

Erilaiset etäkokous- tai videoneuvottelulaitteistot olivat vielä viime vuosikymmenellä kalliita, vaikeakäyttöisiä ja usein keskenään yhteensopimattomia. Sittemmin tilanne on muuttunut ratkaisevasti parempaan ja ennen kaikkea käyttäjäystävällisempään suuntaan: soveltuvia laitteita löytyy valmiiksi lähes jokaisen taskusta tai työpöydältä, ohjelmistojen tarjonta on hyvä ja riittävän nopea nettiyhteys on kaikkien ulottuvilla.

”Osallistuminen ei jää enää kiinni laitteista eikä oikeastaan osaamisestakaan. Käytännössä mikä tahansa muutaman viime vuoden aikana valmistettu älylaite soveltuu etäkokoustamiseen, ja kokousohjelmistot ovat helppoja käyttää”, kertoo isännöitsijä, yrittäjä Sami Asujamaa 10+ Isännöinti Oy:stä. ”Kokouksen läpivienti tai siihen osallistuminen voi onnistua hyvin jo pelkästään tarkoitukseen sopivalla tietokoneella ja ohjelmistolla ilman mitään lisävarusteita”.

Etäosallistumismahdollisuudet lisäävät kokousten suosiota

Taloyhtiöissä yleinen ongelma on yhtiökokousten alhainen osallistumisprosentti. Päätöksentekoa se ei tietenkään estä, koska päätökset tehdään niiden voimin, jotka paikalla ovat, mutta sitoutumista yhteisten asioiden hoitoon se nakertaa. Samaten poissaolijalta jää helposti saamatta tärkeitäkin tietoja, joita kokouksessa käsitellään – etenkin jos postissa tai sähköpostissa tulleet tai taloyhtiösivuilla nähtävillä olevat yhtiökokouspaperit tai -pöytäkirjat jäävät lukematta.

Yllättäväksi osaratkaisuksi ongelmaan ovat osoittautuneet etäkokoukset. Kun yhtiökokoukseen voi osallistua kotisohvalta tai etukäteen postitse, yhä useampi punnitsee hyödyn suuremmaksi kuin vaivan. Muitakin osallistumisen esteitä voi olla kuin mukavuudenhalu: lastenhoito pitäisi järjestää, pyykkikone on pyörimässä, takana on raskas työpäivä, kokouspaikka ei ole aivan naapurissa tai mikä kutakin estää astumasta kotiovesta.

”Etäratkaisut näyttävät monin paikoin lisänneen yhtiökokousten suosiota, mikä on tietysti pelkästään hieno asia, myös tulevaisuutta ajatellen”, kertoo yksi kirjan kirjoittajista, apulaispäälakimies Kristel Pynnönen Kiinteistöliitosta.

Ei vain poikkeusaikaan, vaan osana uutta normaalia

Taloyhtiöiden ja isännöinnin toiminnan enempi digitalisoituminen on tähän saakka antanut odottaa itseään, ja ala on toiminut leimallisesti pikemmin jälkijunassa kuin etukenossa, eikä ainakaan veturina. Etäosallistumismahdollisuuksien tarjoaminenkin ajankohtaistui taloyhtiöissä nimenomaan pakon edessä, kun fyysisiä kokouksia ei kokoontumisrajoitusten takia ole voinut järjestää. Tämä pakko ei ole kuitenkaan ollut epämiellyttävä, vaan se on tuonut mukanaan uusia tervetulleita vaihtoehtoja osallistua taloyhtiön päätöksentekoon.

Kukaan ei tiedä, miten kauan vallitseva poikkeusaika kestää, seuraako sen jälkeen uusi vastaava tai mitä pidemmällä tulevaisuudessa on vastassa. Poikkeusaika tai ei, keinovalikoiman laajentaminen tuo sen verran hyötyjä tullessaan, että jokaisessa isännöintiyrityksessä ja taloyhtiön hallituksessa kannattaa perehtyä etäkokousten järjestämiseen ihan normaaliolojakin silmälläpitäen. Se ei ole vaikeaa, ja voi toimia inspiraationa myös laajemmalle toiminnan digitalisoimiselle.

”Digitaalisuus on hyvin usein omiaan myös parantamaan tiedonkulkua ja lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä”, toteaa asianajaja, osakas Timo A. Järvinen Properta Asianajotoimisto Oy:stä. Järvinen on niin ikään ollut mukana kirjoittamassa Etäkokoukset taloyhtiössä -kirjaa.   

Kirjan sisältö

Etäkokoukset taloyhtiössä - järjestä, vaikuta, osallistu ilmestyy 2.6.2020. Opas kertoo, miten etäkokous järjestetään taloyhtiössä, millaiset laitteet ja ohjelmat itse kukin tarvitsee ja miten osallistujat kannattaa ohjeistaa. Se täsmentää kädestä pitäen ja vaihe vaiheelta, miten etäkokous etenee, miten päätökset siinä tehdään, miten äänestys tapahtuu ja miten tarvittavat dokumentit, kuten kutsut, esityslistat ja pöytäkirjat, laaditaan oikein. Lisäksi se esittelee sanoin ja kuvin kolme tavallisinta etäkokoussovellusta sekä yhden etä-äänestyssovelluksen.

Opas on tarkoitettu käytännön ohjeeksi taloyhtiöiden hallituksille, isännöitsijöille ja osakkaille. Oppaan sisältö on lyhyesti seuraava:

1 Etäosallistumisen tavat ja edellytykset

2 Tekniset laitteistot kuntoon

3 Yhtiökokouksen koolle kutsuminen

4 Vastaesitykset ja äänestäminen

5 Kokouksen kulku

6 Kokouksen jälkeen

7 Päätöksenteko yhtiökokousta pitämättä

8 Hallituksen etätyöskentely

9 Yleisimmät kysymykset ja vastauksett

Liitteet

Avainsanat

Yhteyshenkilöt

Lisätiedot:
Sami Asujamaa, isännöitsijä, yrittäjä, 10+ Isännöinti Oy, sami@10p.fi
Timo A. Järvinen, asianajaja, osakas, Properta Asianajotoimisto Oy, timo.jarvinen@properta.fi
Kristel Pynnönen, apulaispäälakimies, Kiinteistöliitto, kristel.pynnonen@kiinteistoliitto.fi
Kirsi Ruutu, lakimies, Kirsi Ruutu Oy, kirsi@kirsiruutu.fi


Lisätiedot ja arvostelukappaleet:
Maria Kangasluoma, liiketoimintajohtaja, Kiinteistöalan Kustannus / Kiinteistömedia Oy, maria.kangasluoma@kiinteistomedia.fi.

Kuvat

Etäkokoukset taloyhtiössä -kirjan kansikuva
Etäkokoukset taloyhtiössä -kirjan kansikuva
Lataa

Liitteet

Linkit

Tietoja julkaisijasta

Kiinteistömedia Oy
Kiinteistömedia Oy
Malmin asematie 6
00700 HELSINKI

075 757 8591https://kiinteistomedia.fi

Kiinteistömedia Oy on kiinteistöalan johtava sisältötalo, joka tuottaa alan tietopalveluja, kirjoja, oppimateriaaleja ja muita hyödyllisiä sisältöjä. Yritys julkaisee myös Suomen Kiinteistölehteä ja Taloyhtiön vastuunjako -tuoteperheen palveluja, kirjoja ja oppaita. Kiinteistömedia Oy on Suomen Kiinteistöliiton kokonaan omistama kustannusyhtiö.

HUOM! 1.1.2023 alkaen Kiinteistömedia Oy ei enää julkaise tiedotteita STT Infossa. Voit lukea jatkossa tiedotteemme verkkosivuiltamme >>

Tilaa tiedotteet sähköpostiisi

Haluatko tietää asioista ensimmäisten joukossa? Kun tilaat tiedotteemme, saat ne sähköpostiisi välittömästi julkaisuhetkellä. Tilauksen voit halutessasi perua milloin tahansa.

Lue lisää julkaisijalta Kiinteistömedia Oy

Viisas varautuu ennalta yhteiskunnan häiriötilanteisiin20.6.2022 07:57:19 EEST | Tiedote

Moni ei tule ajatelleeksi, että erilaiset yhteiskunnan häiriötilanteet eivät ole Suomessakaan poikkeuksellisia. Sotilaallisen hyökkäyksen kaltaiset vakavat uhat ovat epätodennäköisiä, mutta esimerkiksi veden- ja sähkönjakelun katkoksia tapahtuu tuon tuosta. Miten meistä jokaisen tulisi varautua yhteiskunnan uhka- ja häiriötilanteisiin? Siihen perehtyy uutuusopas Turvallinen koti – Varautuminen ja väestönsuojelu taloyhtiössä (Kiinteistömedia Oy).

Taloyhtiöiden yhtiöjärjestyksissä vanhentuneita määräyksiä23.6.2021 13:29:45 EEST | Tiedote

Yhtiöjärjestys on taloyhtiön oma laki, jota noudatetaan yhtiön hallinnossa asunto-osakeyhtiölain ohella. Yhtiöjärjestys laaditaan perustamisvaiheessa, ja sitä voidaan myöhemmin päivittää. Usein päivittäminen kuitenkin unohtuu, mikä voi johtaa siihen, että yhtiöjärjestyksessä on jopa lainvastaisia määräyksiä. Uusi Taloyhtiön yhtiöjärjestys – Ohjeet ja mallit -kirja (Kiinteistömedia Oy) kertoo, millaisia määräyksiä nykylain mukainen yhtiöjärjestys voi pitää sisällään.

HiddenA line styled icon from Orion Icon Library.Eye