Espoon kaupunki palkittiin Julkisten hankintojen kehittäjänä

Tunnustuksen myönsivät yhteistyössä Tampereen Nuorkauppakamari ry:n Hankintapäivät-tapahtumaorganisaatio ja Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistys LOGY ry:n julkisten hankintojen tiimi. Palkinto jaettiin Tampereella käynnissä olevilla Hankintapäivillä.

Espoon vei kisassa voittoon erityisesti se, että kaupunki on tunnistanut hankinnan strategiseksi toiminnoksi ja työkaluksi. Siten sen kehittäminen on Espoossa noussut omalle tasolleen verrattuna muihin kaupunkeihin. Espoota kiitettiin esimerkkinä siitä, miten hankintaa ja sen vaikuttavuutta pystytään kehittämään ison organisaation resurssein.

Espoon kaupungin hankintajohtaja Ari Erkinharju kiittää palkinnosta oman henkilöstönsä osaamista ja työpanosta sekä kaupungin johtoa, joka on ymmärtänyt, että hankinta on koko kaupungin strateginen toiminto, jossa toimiala- ja yksikkörajat ylittävä yhteistyö on avainasemassa.

– Hankintatoimi on tärkeä osa palvelujen järjestämistä. Olemme tehneet yhteistyötä prosessien sujuvoittamiseksi yli kaikkien yksikkörajojen. Siten tunnustus kuuluu paitsi hankintakeskuksen henkilöstölle, myös koko kaupungille, Erkinharju toteaa.

Sisäisille asiakkaille nimetyt vastuuhenkilöt

Tunnustuksen myöntänyt LOGY ry toteaa, että Espoossa hankintatoimen kehittämisessä on etuna ison kaupungin resurssit. Toisaalta 14 000 työntekijän organisaatio, joka tuottaa erittäin laajaa palveluvalikoimaa, tuo mukanaan myös haasteita siihen, kuinka luoda kaikille yhteiset, toimivat ja yhtenäiset pelisäännöt.

– Olemme kehittäneet työtämme suunnitelmallisesti elokuusta 2016 alkaen. Yksi onnistuneimpia uusia toimintatapojamme on toimialapäällikön rooli. Tämä tarkoittaa, että jokaisella Espoon kaupungin toimialalla on nimetty päällikkö hankintakeskuksessa. Näin pystymme huomioimaan kunkin toimialan asiakkaina heidän tarpeistaan lähtien, Erkinharju kertoo.

Kehittämistyön ansiosta Espoon kaupungin hankinnat suunnitellaan nyt aiempaa pitkäjänteisemmin ja johdonmukaisemmin. Myös tehtyjen hankintapäätösten seuranta on parantunut merkittävästi.

Työ ei pääty palkintoon, vaan jatkuu määrätietoisesti. Tänä vuonna Espoon kaupunki muun muassa ottaa käyttöön uuden hankintojen toiminnanohjausjärjestelmän, joka tukee hankintaprosessien toteuttamista ja tiedon keräämistä, jotta hankintoja voidaan johtaa tiedolla. Lisäksi suunnitellaan ja kuvataan, miten hankintojen johtaminen saadaan konkreettisesti osaksi kaupungin johtamisjärjestelmää.

– Näin merkittävät muutokset vievät aikaa, ja opimme koko ajan uutta. Kehitämme hankintaa jatkossakin suunnitelmallisesti sekä isojen kokonaisuuksien osalta että parantamalla jo käytössä olevia prosesseja ja työtapoja, Erkinharju toteaa.