Tutkimuksen mukaan joustavasti hybridityötä tekevät akateemiset ympäristöt ovat tuottavimpia

Tutkimushankkeessa Etänä vai läsnä? – tuottavuutta ja hyvinvointia tukevat työympäristöt pandemian jälkeisessä ajassa selvitettiin, millaiset akateemiset työympäristöt tukevat parhaiten työn tuottavuutta ja työhyvinvointia muuttuvassa tietotyössä. Tutkimuksessa vertailtiin Tampereen yliopiston johtamisen ja talouden tiedekunnan ja Turun yliopiston kauppakorkeakoulun (TKKK) muutosprosesseja ja tiloja. Tutkimus toteutettiin kartoittamalla työympäristöjen käyttäjien kokemuksia kampuksilla ja valtakunnallisella kyselytutkimuksella sekä hyödyntämällä simulaatiomallia. 

Tutkimusta johtanut yliopistonlehtori Jenni Poutanen Tampereen yliopistosta kertoo, että tulosten valossa ei voida tehdä joko-tai -johtopäätöksiä. Hän korostaa työympäristön joustavuutta: työn järjestämisessä pitäisi huomioida sekä yksilön että organisaation tarpeet.

–  Organisaatiot haluavat usein tehdä mustavalkoisia päätöksiä. Tutkimuksemme mukaan hyvä lopputulos voi kuitenkin koostua erilaisista harmaan sävyistä. Meidän mielestämme hybridiratkaisu on ehdottomasti paras. Siinä työnantaja tekee yleislinjauksen, mutta antaa erilaisille tiimeille vapauden toteuttaa sitä omista lähtökohdistaan, Poutanen sanoo.   

Poutasen mielestä onnistuneimmat osallistamisprosessit ovat sellaisia, joissa ratkaisut ovat moninaisia ja niitä on aidosti yhdessä mietitty. Organisaatioille tutkimuksen keskeinen oppi onkin, että muutosprosessiin on otettava tilojen käyttäjät aidosti mukaan sekä varattava siihen riittävästi aikaa ja voimavaroja. Tämä mahdollistaa sekä käyttäjien sitoutumisen että organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamisen.

Tutkimusjohtaja Aki Koponen Turun yliopistosta korostaa, että työn tekemiseen liittyvien ratkaisujen pitää perustua tutkittuun tietoon. Ratkaisujen vaikutusta on myös mitattava.

– Tarvitaan myös mittarit, joita seuraamalla huomataan olennaiset muutokset organisaatiossa. On tärkeää, että tehtyä etätyöratkaisua voidaan korjata, jos se ei näytä toimivan, hän lisää.

Tilamuutosten takana tarve nipistää kuluja

Tutkimuksessa vertailtiin Tampereen yliopiston johtamisen ja talouden tiedekunnan ja Turun yliopiston kauppakorkeakoulun (TKKK) muutosprosesseja ja tiloja.

Lähtötilanne yliopistojen kampuksilla oli melko yhtenevä: työympäristöistä lähes 60 % muodostui yhden hengen huoneista ja käytävistä. Lisäksi molemmilla tilamuutosten ykkösajurina olivat kustannussäästöt: kasvaneet vuokrakulut sekä etätyön myötä alentunut tilojen käyttöaste sysäsivät hakemaan taloudellista etua tilojen vähentämisestä.

– Molemmissa organisaatioissa on toteutettu merkittäviä tilavähennyksiä, jotka vaihtelevat laskentatavan mukaan 16–52 % tilatehokkuuden kasvun välillä. Eniten tiloja on vähennetty työhuoneista, ja työhuonetehokkuus on kasvanut noin 39–53 %. Työpistekohtainen tehokkuus on kasvanut merkittävästi osasta tutkittuja tapauksia vaihdellen n. 13–59 %, mikä tarkoittaa osassa ratkaisuja laskennallisesti 3,3 käyttäjää yhtä työpistettä kohti, kertoo Poutanen. 

Suomalaisten yliopistojen henkilöstöille suunnatun kyselytutkimuksen tuloksista käy ilmi, että etenkin Tampereen yliopistossa uudistetuissa tiloissa työskentelevät olivat työympäristöönsä tyytymättömämpiä kuin ennalleen jätetyissä tiloissa työskentelevät.

Työn tuottavuus vaihtelee tekijän, tehtävän ja tilan mukaan

Tutkijat korostavat, että työympäristöjen tuottavuus on eri asia kuin se, miten työntekijät asian kokevat. Heidän mukaansa tuottavuuden kokemuksista vain viidennes tulee konkreettisista tilaratkaisuista.

Tutkija Elisa Enlund Tampereen yliopistosta huomauttaa, että yksilön työn tuottavuus ja työhyvinvointi kytkeytyy usein vahvasti tunteeseen autonomiasta. Hänen mukaansa hallinnan tunne on tärkeä riippumatta siitä, missä työskentelee.

Työntekijöiden näkökulmasta valinta kampuksen ja etätyön välillä riippuu työpäivästä ja työtehtävästä.

– Kampukselle tullaan silloin, kun se tarjoaa lisäarvoa työn tekemiselle: vuorovaikutusta, yhteistyötä, yhteistä suuntaa tai tarkoituksenmukaiset puitteet vaativalle työlle. Etätyöhön vetävät keskittyminen, ajansäästö ja arjen joustavuus, kiteyttää Koponen.

Tutkijat tunnistivat aineistosta viisi erilaista tuottavuusprofiilia, joille optimaalinen työympäristö on sisällöllisesti erilainen: Ajattelua laajentava verkostoituja kokee tuottavimpina vuorovaikutteiset yhteistyöpäivät ja kuormittavimpana suorittavan työn, tavoitteellinen tekijä puolestaan haluaa saada itsenäisesti aikaan konkreettisia tuloksia. Luovalle uppoutujalle tuottavuus tarkoittaa mahdollisuutta keskittyä rauhassa, yhteistyön rakentajalle sosiaalisia kohtaamisia ja yhdessä tekemistä. Suurin ryhmä on tasaisia tavoittelijoita, jotka sopeutuvat ja joustavat työpäivän mukaan.  

– Yliopistoissa tilojen kirjo on valtava. Esimerkiksi kokeellinen tutkimus ja labrat ovat positiivisia vetovoimatekijöitä kampuksilla.  Yliopistoympäristöt voivat kuitenkin vahingossa luoda ratkaisuillansa työntövoiman, joka vie niiden tuottavuuden, Poutanen huomauttaa.

Monitieteinen kaksivuotinen tutkimushanke yhdisti arkkitehtuurin ja tietojohtamisen näkökulmia Tampereen yliopistosta sekä kauppatieteen osaamista Turun kauppakorkeakoulusta. Tutkimusta rahoitti Työsuojelurahasto.